Informatii despre Active

Consideratii generale

Activele reprezinta tot ceea ce exista in dotarea unei companii si necesita reparatii si intretinere, si anume: cladiri, constructii speciale, utilaje, instalatii, masini, vehicule, drumuri, conducte si alte bunuri care au o valoare distincta pentru organizatie si sunt utilizate in desfasurarea activitatii sale. Extrem de util este faptul ca si partile componente ale unui echipament (de la subansamblele principale pana la repere) pot fi introduse in sistem ca echipamente de sine statatoare, cu punerea in evidenta a apartenentei lor la un ansamblu.

Conform standardului ISO 55000 (managementul activelor), un activ este „un element, un lucru sau o entitate care are valoare reala sau potentiala pentru o organizatie”.

In EMSYS activele pot fi gestionate in timp, spatiu si configuratie, oferind managerilor de active posibilitatea sa cunoasca activele existente in organizatie, unde sunt localizate, in utilizarea cui, de cat timp, care este stadiul de uzura, care este istoricul utilizarii acestora, ce functie exercita, care este contributia lor la valoarea companiei si cand trebuie programate activitatile de mentenanta. Modulul abordeaza activele din mai multe perspective: forma de proprietate, localizarea geografica, functionalitatea sistemelor, responsabilitati patrimoniale si manageriale, proprietati si caracteristici comune. Toate aceste elemente de arhitectura cat si informatiile despre fiecare activ formeaza conceptul de gestiune a activelor. Gestiunea Activelor descrie organizarea datelor referitoare la active, cum se colecteaza si se gestioneaza, cat de completa este informatia, cum pot fi accesate, localizarea, costurile istorice, starea (conditia) activelor, criticitatea, istoricul lucrarilor de mentenanta etc. iar aceste informatii pot fi consultate oricand de la momentul introducerii acestora in sistem.

Scop

Gestionarea centralizata a tuturor informatiilor asociate unui activ inregistrat in Managementul Activelor: date generale, contabile, de fiabilitate, de exploatare, de mentenanta, de fabricatie, de localizare, caracteristici, componente, asigurari, autorizari, garantii etc. Functiunea permite vizualizarea, adaugarea si actualizarea acestor informatii, indiferent de modul in care a fost inregistrat activul.

Apelati functiunea Logistics > Managementul Activelor > Inventarul Activelor.

Activele pot fi inregistrate in EMSYS prin una din urmatoarele metode disponibile:

1. Adaugare manuala, direct in Inventarul Activelor;

2. Preluare mijloace fixe din modulul Imobilizari;

3. Preluare obiecte de inventar din modulul Stocuri;

4. Preluare active din alte sisteme (de exemplu GIS), prin intermediul API-urilor.

Reguli:

• Indiferent de modul de inregistrare, toate informatiile activului sunt vizibile si actualizabile in ecranul Inventarul Activelor, tab Active.

• Informatiile preluate automat dintr-un mijloc fix (Imobilizari) sau dintr-un obiect de inventar (modulul Stocuri) au caracter needitabil in Managementul Activelor — orice corectie se face in modulul sursa si se reflecta automat aici; campurile specifice Managementului Activelor raman disponibile pentru actualizare directa.

• Un activ adaugat manual poate fi asociat ulterior cu un mijloc fix sau cu un obiect de inventar.

Organizarea Interfetei

In partea de sus a ecranului Inventarul Activelor este disponibila o bara de navigare rapida catre functiile inrudite din Managementul Activelor: Locatii, Sisteme, Grupuri (de Active), Active si Asociere Active. Butonul Active corespunde ecranului curent (Inventarul Activelor); celelalte butoane deschid functia respectiva intr-un ecran dedicat.

Sub bara de navigare, ecranul Inventarul Activelor (tab-ul Active) este organizat in trei zone principale:

Zona	Descriere
Panou stang — Selectii	Structurile de organizare (portofolii, responsabili, locatii, sisteme, grupuri de active) folosite pentru filtrarea activelor afisate in panoul central.
Panou central — Informatii Active	Afiseaza activele corespunzatoare selectiei din panoul stang si toate gruparile de date asociate activului selectat (date generale, contabile, tehnice, de mentenanta etc.).
Panou dreapta — Definitii si Actiuni	Contine link-uri directe catre nomenclatoarele utilizate in Inventarul Activelor, respectiv actiunile de sincronizare a datelor.

Panoul Selectii

Panoul din partea stanga permite pozitionarea pe activul sau grupul de active dorit, printr-una din structurile disponibile in EMSYS.

Optiune	Descriere
Structura de selectie	Lista derulanta pentru alegerea dimensiunii de filtrare: Portofolii, Responsabili, BU/Zone/Purtatori sau Sectii/Ateliere. Valoarea implicita este Portofolii.
Mod de organizare a activelor	Determina structura arborescenta afisata: Locatii, Sisteme, Grupuri de active sau Caracteristici.
Camp cautare	Filtreaza nodurile din arbore dupa denumire (filtrarea nu este case-sensitive). Nodurile frunza gasite apar cu toata calea pana la ele.
Vizualizare — Expandare/Restrangere globala	Extinde sau restrange complet arborele curent, util atunci cand nodul cautat nu apare implicit in urma filtrarii.
Selectie Active	Browse aflat sub arbore, care afiseaza toate activele deja asociate nodului frunza selectat. Suporta Filtrare (dupa Activ sau Denumire Activ) si Interogare prin exemplu pentru cautari rapide.

Notă

Alegerea modului de organizare Sisteme este recomandata la adaugarea de active noi: sistemul genereaza automat codul activului, format din codul nodului frunza din arborele de sisteme, urmat de un numar de ordine (ultimul numar alocat + 1).

Panoul Definitii si Actiuni

Panoul din partea dreapta ofera acces direct la nomenclatoarele utilizate la completarea informatiilor despre active.

Nomenclator	Continut
Portofolii	Clasificarea administrativa a activelor (regim de proprietate, sursa de finantare).
Locatii	Structura arborescenta a pozitionarii fizice/geografice a activelor.
Sisteme	Structura arborescenta functionala/tehnica a activelor.
Grupuri	Clasificarea tipologica a activelor, cu posibilitatea de mostenire a caracteristicilor si componentelor standard.
Grupe Caracteristici	Utilizate pentru filtrarea si organizarea informatiilor inregistrate in nomenclatorul de Caracteristici.
Caracteristici	Nomenclatorul caracteristicilor tehnice ce pot fi atasate activelor, grupurilor sau sistemelor.
Componente Generice	Nomenclatorul componentelor generice ce pot fi atasate activelor (piese, subansamble).
Categorii Lucrari	Structura de clasificare a tuturor lucrarilor care pot fi executate asupra activelor pe parcursul ciclului lor de viata. Aceste categorii permit organizarea, planificarea, urmarirea si raportarea activitatilor desfasurate asupra activelor, oferind o evidenta clara a tipurilor de interventii efectuate.
Tipuri Lucrari	Tipurile de lucrari de mentenanta ce pot fi planificate pentru active.
Tipuri Mentenanta	Tipurile de mentenanta aplicabile activelor (preventiva, corectiva etc.).
Normative	Normativele in baza carora sistemul propune lucrari de mentenanta pentru active.
Categorii Active	Clasificarea activelor la dispozitia beneficiarului.
Responsabili	Departamentele/persoanele responsabile de mentenanta activelor.
Unitati de masura	Nomenclatorul unitatilor de masura folosite la caracteristici si componente.

De asemenea, panoul contine doua butoane de sincronizare a activelor preluate dintr-un mijloc fix sau obiect de inventar: Resinc. Toate Inreg. (resincronizeaza toate inregistrarile) si Resinc. Inreg. Crt. (resincronizeaza doar activul pe care sunteti pozitionat) — vezi Resincronizare Active.

Panoul Informatii Active

Panoul central afiseaza informatiile activului selectat, organizate pe grupari in functie de provenienta, functionalitate si rolul utilizatorului in sistem.

Moduri de Vizualizare si Actualizare

Mod	Descriere
Pe fiecare grupare in parte	Fiecare grupare de date (Date Generale, Date Contabile, Date Fiabilitate etc.) are propriul buton in bara de meniu a zonei centrale. Actionarea unui buton deschide gruparea corespunzatoare; actionarea butonului Modific activeaza campurile editabile.
Intr-un singur spatiu ecran	Se activeaza cu butonul Vizibilitate, disponibil in partea de sus a zonei centrale. Toate gruparile disponibile utilizatorului sunt afisate succesiv, in acelasi ecran; navigarea intre grupari se face cu scroll-ul mouse-ului. Util pentru o vizualizare de ansamblu rapida a activului.

In ambele moduri, dupa completarea campurilor se actioneaza butonul OK ( ) pentru validarea si salvarea informatiilor in baza de date.

Notă

Gruparile vizibile pentru un utilizator depind de rolul acestuia in sistem. O grupare poate fi eliminata din vizualizarea pe un singur ecran, daca nu este relevanta pentru activitatea utilizatorului curent.

Gruparile de Date ale unui Activ

Sectiunile disponibile pentru vizualizarea si actualizarea informatiilor pe fiecare grupare in parte sunt urmatoarele:

Grupare	Continut
Date Generale	Identificarea activului: cod, denumire, categorie, locatie, portofoliu, sistem, grup, responsabil, date de punere in functiune, furnizor.
Date Contabile	Obiectul de cost, valorile curente/amortizate, valoarea de inlocuire, costurile de intretinere si reparatii, contul si regimul de amortizare.
Date Fiabilitate	Caracteristica si durata de functionare, gradul de uzura, probabilitatea si costul defectarii, indicele de activ.
Date Exploatare	Codul de structura (BOM), starea curenta a activului, dependinta de parinte, redundanta.
Date Mentenanta	Normativul si versiunea de mentenanta aplicate activului, estimarea sau propunerea lucrarilor de mentenanta, participarea activului la planul de mentenanta.
Date Fabricatie	Fabricantul, anul, modelul si seria de fabricatie ale activului.
Localizare	Coordonatele geografice, categoria si tipul de acces, adresa detaliata a activului.
Caracteristici	Caracteristicile tehnice proprii sau mostenite de la grup, cu valorile specifice activului.
Accesorii	Accesoriile asociate activului.
Componente	Componentele (piese/subansamble sau alte active) atasate activului, cu cantitatile si valorile aferente.
Puncte de Masura	Punctele de masura asociate activului, utilizate de Monitorizare Productie.
Asigurari	Contractele de asigurare atasate activului, cu perioadele de valabilitate si alertele de expirare.
Autorizari	Autorizarile atasate activului, cu perioadele de valabilitate si alertele de expirare.
Garantii	Certificatele de garantie atasate activului, cu perioadele de valabilitate si alertele de expirare.
Restrictii Mentenanta	Perioadele in care mentenanta activului este restrictionata, cu explicatia aferenta.
Tipuri Mentenanta	Tipurile de mentenanta aplicabile activului.
Dependente Functionale	Alte active de care depinde functional activul curent, cu tipul dependentei (oprire tehnologica sau lucrare de mentenanta).
Fisa Mentenanta	Lucrarile de mentenanta planificate sau realizate pentru activ, cu costurile estimate si realizate.
Gajare	Datele privind gajarea activului: document, creditor, valoare, perioada de alerta.
Alerte	Alertele generate pentru activul curent (expirari asigurari, autorizari, garantii etc.).

Adaugarea unui Activ

Un activ nou poate fi adaugat manual, direct in Inventarul Activelor — vezi Adaugare Activ pentru pasii de pozitionare in structura de active si adaugarea propriu-zisa.

Pentru adaugarea unui activ sunt disponibile urmatoarele modalitati: - adaugare activ intr-un singur spatiu ecran. - adaugare activ cu completarea minimala a Datelor Generale.

Asociere Active cu Mijloace Fixe si Obiecte de Inventar

Un activ adaugat manual poate fi asociat ulterior cu un mijloc fix din Imobilizari sau cu un obiect de inventar in folosinta din modulul Stocuri ( ) — vezi Asociere Activ cu Mijloace Fixe sau Obiecte de Inventar.

Asociere multipla active cu un Mijloc Fix sau Obiect de Inventar

Mai multe active pot fi asociate simultan cu acelasi mijloc fix sau obiect de inventar, cu sau fara repartizarea valorii acestuia intre active, utilizand optiunea Parte dintr-un Mijloc Fix / Ob. Inv. - vezi Asociere Multipla Active cu un Mijloc Fix.

Preluare Active din Alte Module

Pe langa adaugarea manuala, un activ poate fi preluat direct dintr-un mijloc fix aflat in modulul Imobilizari sau dintr-un obiect de inventar aflat in modulul Stocuri. Informatiile preluate din modulul sursa raman needitabile in Managementul Activelor — orice modificare ulterioara facuta in modulul sursa se reflecta automat aici; utilizatorii cu drepturi in Inventarul Activelor pot completa in continuare campurile specifice modulului (vezi Date Generale).

A. Preluare Mijloace Fixe din Imobilizari

Pentru pregatirea datelor din Imobilizari si pasii de preluare a mijloacelor fixe ca active, precum si lista completa a informatiilor preluate, vezi Preluare Mijloace Fixe ca Active.

B. Preluare Obiecte de Inventar din modulul Stocuri

Pentru conditiile necesare si pasii de preluare a obiectelor de inventar in folosinta ca active, precum si lista completa a informatiilor preluate, vezi Preluare Obiecte de Inventar in Folosinta ca Active.

Actualizare Valori de Inlocuire

Valoarea de inlocuire a activelor (vezi gruparea Date Contabile) poate fi recalculata in masa, pentru toate activele, pe baza indicelui lunar al preturilor de consum (IPC) publicat de Institutul National de Statistica — vezi Actualizare Valori Inlocuire Active.

Atasare Documente pe Activ

Pe un activ pot fi atasate fotografii si documente scanate, precum si documente specifice pe contractele de Asigurare, Autorizare, Garantie sau operatiunile de Gajare asociate activului, cu ajutorul unui sistem de tip Document Management — vezi Atasare Documente pe Activ.

Resincronizare Active

Pentru un activ preluat dintr-un mijloc fix (Imobilizari) sau dintr-un obiect de inventar (modul Stocuri), campurile needitabile (etichetate cu verde) raman legate de inregistrarea sursa. Daca informatiile respective au fost modificate ulterior preluarii in modulul sursa, ele pot fi reactualizate in Inventarul Activelor cu ajutorul butoanelor de resincronizare disponibile in panoul Definitii si Actiuni — vezi Resincronizare Active.

Rapoarte

Datele introduse prin functiunea Inventarul Activelor sunt sursa pentru mai multe rapoarte din modulul Managementul Activelor:

Raport	Ce preia din Inventarul Activelor
Situatie Centralizata Active	Registru centralizat, cu cate un rand pe fiecare activ, grupand coloanele pe identificare, localizare, gestiune, comenzi de mentenanta, gestiune MF/obiecte de inventar, amortizare, documente si date de fabricatie.
Situatie Active	Numarul de active existente, puse in functiune si totalul rezultat, pe fiecare locatie functionala, pentru o perioada selectata.
Listare Caracteristici Active in Excel	Exportul in Excel al valorilor caracteristicilor activelor, cate un rand pe activ si cate o pereche de coloane pe caracteristica.

Notă

• Activ — Entitate (echipament, structura sau componenta a acesteia) care necesita mentenanta si are valoare reala sau potentiala pentru organizatie; poate proveni dintr-un mijloc fix, dintr-un obiect de inventar in folosinta sau poate fi adaugat manual.

• Mijloc Fix — Bun inregistrat in modulul Imobilizari, pe un numar de inventar propriu.

• Obiect de Inventar in Folosinta — Articol inseriat, gestionat in modulul Stocuri intr-o gestiune de tip O, cu cantitate 1 pe serie.

• Portofoliu — Dimensiune administrativa de organizare a activelor, dupa natura juridica, regimul de proprietate sau sursa de finantare.

• Locatie — Pozitia fizica/geografica a unui activ, in structura arborescenta de locatii.

• Sistem — Ansamblul functional/tehnic din care face parte un activ, in structura arborescenta de sisteme.

• Grup de Active — Clasificarea tipologica a activelor, pe baza careia se pot mosteni caracteristici, componente si strategii de mentenanta.

• Stare Activ — Statusul curent al activului in ciclul sau de viata (Adaugat, Preluat, In Exploatare, In Reparatie, Oprit, In Conservare, Casat etc.).

• Preluare — Modul de inregistrare a unui activ prin importul informatiilor dintr-un mijloc fix (modul Imobilizari) sau dintr-un obiect de inventar (modulul Stocuri), fara a le putea modifica ulterior direct in Inventarul Activelor.