Mentenanta Corectiva

Mentenanta Corectiva reprezinta ansamblul activitatilor tehnice si organizatorice desfasurate dupa aparitia unui defect sau a unei avarii, avand ca scop readucerea echipamentului, instalatiei sau infrastructurii la starea de functionare normala. Spre deosebire de mentenanta preventiva, planificata in avans, mentenanta corectiva este prin natura sa reactiva — se declanseaza ca raspuns direct la o disfunctionalitate constatata.

Fluxul de Mentenanta Corectiva din EMSYS are rolul de a creste capacitatea de reactie la producerea incidentelor si avariilor, sprijinind managerii de active in restaurarea rapida a starii normale de functionare. Sistemul permite inregistrarea notificarilor direct sau prin preluare din diverse surse — dispecerat, inspectii de teren, call-center, echipamente de monitorizare — si gestioneaza intregul flux, de la notificarea initiala, lansarea in executie a lucrarii pana la finalizarea lucrarii, cu aprobare din partea utilizatorilor autorizati.

Statisticile obtinute prin inregistrarea sistematica a defectelor, cauzelor si consecintelor permit analiza tendintelor, prevenirea defectiunilor recurente si o repartizare eficienta a fondurilor alocate activitatii de mentenanta.

Fluxul pleaca de la o notificare de avarie, care poate fi asociata unui defect, stabilit in Nomenclatorul de Incidente. Acesta este structurat pe trei niveluri — defect, cauza si remediu — ce ghideaza operatorul in completarea corecta a datelor la momentul inregistrarii.

In EMSYS, fluxul mentenantei corective poate fi structurat astfel:

Inregistrare Notificare Mentenanta Corectiva

O notificare de mentenanta corectiva este documentul prin care se inregistreaza un incident sau o avarie semnalata la nivelul activelor administrate in EMSYS. Notificarea poate fi introdusa direct de utilizator sau preluata din alte surse: dispecerat, call-center integrat cu aplicatia EMSYS Utilitati, inspectii de teren sau echipamente de monitorizare.

Inregistrarea unei notificari de mentenanta corectiva se realizeaza astfel:

1. Accesati Logistics -> Managementul Activelor -> Notificari Mentenanta Corectiva;

Notă

O notificare poate fi inregistrata in sistem cu informatii minime - Client si Descriere Incident. In functie de etapele prin care trece notificarea, aceasta va fi actualizata si cu restul informatiilor.

2. Apasati, din partea de sus a ferestrei, butonul Adaug (icon_adf_Adaug) si completati campurile:

  1. Data Notificare - data la care se inregistreaza notificarea. Se propune automat data curenta, dar poate fi modificata.

  2. Raportat De - alegeti persoana sau entitatea care semnaleaza incidentul:

  • Client PF ERP - client de tip persoana fizica din EMSYS ERP;

  • Client PJ ERP - client de tip persoana juridica din EMSYS ERP;

  • Client PJ UTI - client de tip persoana juridica din EMSYS Utilitati;

  • Client PF UTI - client de tip persoana fizica din EMSYS Utilitati;

  • Angajat - angajat al companiei;

  • Departament - departament al companiei;

  • Altcineva - alta persoana, care nu se identifica prin niciuna din categoriile anterioare.

In functie de valoarea aleasa, actualizati corespunzator campurile de mai jos, pentru a pastra legatura cu cine a raportat in caz ca sunt necesare informatii suplimentare, sau pentru a fi contactat de echipa care investigheaza:

Client PJ ERP/Client PF ERP

  • Partener - alegeti codul de partener al clientului din EMSYS ERP. Acesta trebuie sa existe in Parteneri: Financial -> Definitii Generale -> Parteneri.

Campurile Nume, Adresa, Email, Telefon se propun automat cu informatiile clientului ales, din Financial -> Definitii Generale -> Parteneri.

Client PJ UTI/Client PF UTI

  • Partener - alegeti codul de partener al clientului din EMSYS Utilitati. Acesta trebuie sa existe in Clienti: EMSYS Utilitati -> Contracte -> Clienti.

Campurile Nume, Adresa, Email, Telefon se propun automat cu informatiile clientului ales, din EMSYS Utilitati -> Contracte -> Clienti.

Angajat

  • Marca - alegeti marca angajatului care a semnalat incidentul. Acesta trebuie sa existe in Personal Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Persoane.

  • Departament - alegeti departamentul din care face parte angajatul. Acesta trebuie sa existe in Organigrama Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Organigrama.

  • Email - completati adresa de email a angajatului;

  • Telefon - completati numarul de telefon al angajatului.

Departament

  • Departament - alegeti departamentul care a semnalat incidentul. Acesta trebuie sa existe in Organigrama Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Organigrama.

  • Email - completati adresa de email a departamentului;

  • Telefon - completati numarul de telefon al departamentului.

Altcineva

  • Nume - numele persoanei care semnaleaza incidentul;

  • Prenume - prenumele persoanei care semnaleaza incidentul;

  • Adresa;

  • Email;

  • Telefon.

  1. Localitate - alegeti, din lista de valori, localitatea unde a avut loc avaria. Aceasta trebuie sa existe in Locatii: Logistics -> Managementul Activelor -> Inventarul Activelor, buton image16 Locatii.

  2. Strada - alegeti, din lista de valori, strada unde a avut loc avaria. Aceasta trebuie sa existe in Locatii: Logistics -> Managementul Activelor -> Inventarul Activelor, buton image16 Locatii.

  3. Nr., Bloc - completati numarul strazii si blocul unde a avut loc avaria;

  4. Colt Cu, Nr. - alegeti, din lista de valori, a doua strada si completati numarul acesteia, in cazul in care avaria este localizata la o intersectie de strazi;

  5. Sursa Notificare - selectati canalul prin care a fost receptionata notificarea:

  • Registratura - notificare generata dintr-o inregistrare in Registratura aplicatiei EMSYS Utilitati;

  • Call Center - notificare generata dintr-o inregistrare in Call Center Operator al aplicatiei EMSYS Utilitati sau dintr-o alta aplicatie terta;

  • Dispecerat - notificare generata dintr-o inregistrare in Dispecerat;

  • Inspectii - notificare generata in urma unei inspectii de teren;

  • Introdusa - notificare introdusa direct de utilizator;

  • Autosesizare - notificare autosesizata de catre un angajat al organizatiei.

  1. Nr. Extern - afiseaza numarul pentru referinta cu documentul extern care a generat notificarea, daca aceasta provine din alt sistem. De exemplu, numarul sesizarii inregistrate in Call Center Utilitati sau dintr-o aplicatie terta, externa EMSYS.

  2. Data Urmatorului Contact - completati, daca este cazul, data la care trebuie oferit un raspuns initiatorului notificarii;

  3. Prioritate - alegeti prioritatea notificarii, in functie de care se pot organiza/filtra datele si se pot obtine rapoarte ulterioare;

  4. Termen Rezolvare - completati un estimat initial pentru rezolvarea avariei sau se va actualiza automat la finalizarea lucrarii;

  5. Clasa Defect - daca in baza informatiilor se poate identifica, alegeti, din lista de valori clasa in care se incadreaza defectul. Aceasta trebuie sa existe in Financial -> Definitii Generale -> Liste Rezervate -> LCLD - CLASE DEFECTE MENTENANTA CORECTIVA.

  6. Defect - daca in baza informatiilor se poate identifica, alegeti, din lista de valori, defectul activului avariat. Acesta trebuie sa existe in Nomenclatorul de Incidente Logistics -> Managementul Activelor -> Nomenclator Incidente Mentenanta Corectiva.

  7. Descriere Incident - completati detalii cu privire la incidentul semnalat;

  8. Observatii - observatii inregistrate de utilizator la momentul inregistrarii notificarii;

  9. Intrerupere - alegeti DA, in situatia in care incidentul sau avaria semnalata necesita intreruperea livrarii de apa;

  1. Timp intrerupere - activ doar pentru Intrerupere = DA. Completati timpul estimat pentru intreruperea livrarii de apa.

  2. Categorie intrerupere - activ doar pentru Intrerupere = DA. Alegeti tipul intreruperii: Neplanificata, Planificata, Accidentala.

3. Apasati, din partea stanga-sus a ferestrei, butonul Ok (icon_adf_Ok), pentru salvare.

Notă

La salvarea inregistrarii, sistemul genereaza automat codul unic al notificarii, in campul Notificare, si seteaza starea Deschisa, prima stare din fluxul de prelucrare.

Repartizare Notificare catre Responsabili

Dupa inregistrarea notificarii, aceasta este disponibila pentru repartizarea catre un responsabil de mentenanta:

1. In cadrul functiei Logistics -> Managementul Activelor -> Notificari Mentenanta Corectiva, fiind pozitionat pe notificarea ce se doreste a fi rezolvata, apasati butonul image1 Repartizare, din partea de sus a ferestrei;

2. In partea dreapta a ferestrei, alegeti pentru campul Responsabil, din lista de valori, responsabilul ce va gestiona rezolvarea notificarii. Acesta trebuie sa existe in Responsabili: Logistics -> Managementul Activelor -> Inventarul Activelor -> Definitii -> Responsabili.

3. Apasati, din partea stanga-sus a ferestrei, butonul image2 Ok, pentru salvare.

Notă

In urma asignarii unui responsabil, starea notificarii se modifica din Deschisa in Repartizata.

Actiunea de repartizare catre responsabil este reversibila, prin accesarea butonului image4 Anulare Repartizare.

Confirmare, Respingere Notificare sau Finalizare fara Cost

Urmatoarea etapa a fluxului de mentenanta corectiva este trimiterea echipei pe teren pentru confirmarea avariei, identificarea activelor avariate si clasificarea defectelor.

In functie de informatiile receptionate de la echipa, responsabilul decide urmatoarea actiune din flux: confirmarea, respingerea sau finalizarea (fara cost).

Confirmare Notificare

In situatia in care echipa trimisa pe teren confirma incidentul/avaria si este necesara o lucrare de mentenanta, in calitate de responsabil, parcurgeti urmatorii pasi:

1. In cadrul functiei Logistics -> Managementul Activelor -> Notificari Mentenanta Corectiva, identificati notificarea ce se doreste a fi confirmata si apasati butonul image1 Confirmare, din partea de sus a ferestrei;

2. In partea dreapta a ferestrei completati/actualizati, daca este cazul, campurile:

  1. Clasa Defect - alegeti, din lista de valori, clasa in care se incadreaza defectul identificat de echipa. Aceasta trebuie sa existe in Financial -> Definitii Generale -> Liste Rezervate -> LCLD - CLASE DEFECTE MENTENANTA CORECTIVA.

  2. Defect - alegeti, din lista de valori, defectul activului avariat. Acesta trebuie sa existe in Nomenclatorul de Incidente: Logistics -> Managementul Activelor -> Nomenclator Incidente Mentenanta Corectiva.

3. Apasati, din partea stanga-sus a ferestrei, butonul image2 Ok.

Notă

In urma confirmarii, starea notificarii se modifica din Repartizata in Confirmata.

Actiunea de confirmare este reversibila, prin accesarea butonului image4 Anulare Confirmare.

Respingere Notificare

In situatia in care echipa trimisa pe teren infirma incidentul/avaria si nu este necesara o lucrare de mentenanta, in calitate de responsabil, parcurgeti urmatorii pasi:

1. In cadrul functiei Logistics -> Managementul Activelor -> Notificari Mentenanta Corectiva, identificati notificarea ce se doreste a fi respinsa si apasati butonul image1 Respingere Confirmare, din partea de sus a ferestrei;

2. In partea dreapta a ferestrei completati campul Motiv Respingere;

3. Apasati, din partea stanga-sus a ferestrei, butonul image2 Ok.

Notă

In urma respingerii confirmarii, starea notificarii se modifica din Repartizata in Neconfirmata.

Actiunea de respingere este reversibila, prin accesarea butonului image4 Anulare Neconfirmare.

Finalizare (fara cost)

In situatia in care sesizarea a fost rezolvata fara costuri, in calitate de responsabil, parcurgeti urmatorii pasi:

1. In cadrul functiei Logistics -> Managementul Activelor -> Notificari Mentenanta Corectiva, identificati notificarea respectiva si apasati butonul image1 Finalizare fara Cost, din partea de sus a ferestrei;

2. In partea dreapta a ferestrei completati campul Motiv Finalizare (fara cost).

3. Apasati, din partea stanga-sus a ferestrei, butonul image2 Ok.

Notă

In urma actiunii de finalizare fara cost, starea notificarii se modifica din Repartizata in Finalizata.

Actiunea de finalizare fara cost nu este reversibila, urmatoarea etapa din flux fiind doar image1 Inchidere.

Localizare Avarie si Validare Notificare

O notificare confirmata urmeaza fluxul prin localizarea avariei, adaugarea activelor avariate, identificate pe teren si validarea informatiilor:

1. In cadrul functiei Logistics -> Managementul Activelor -> Notificari Mentenanta Corectiva, identificati notificarea confirmata si va pozitionati pe tab-ul Localizare;

2. In partea stanga-sus a ferestrei, apasati butonul Adaug (icon_adf_Adaug);

3. In partea dreapta-sus a ferestrei, completati campurile:

  1. Activ - alegeti, prin apelarea butonului Cautare (), activul avariat. In fereastra deschisa, utilizati sectiunile Selectie Active si Filtrare pentru o identificare mai usoara. Daca pe notificare au fost completate campurile Localitate si Strada, atunci filtrarea implicita tine cont de acestea. Pozitionati-va pe activ, in partea dreapta-jos a ferestrei, si apasati butonul OK.

  2. Descriere Defect - actualizati, daca este cazul, informatiile referitoare la defectul activului;

Campurile GIS X si GIS Y afiseaza coordonatele avariei sau coordonatele activului, in contextul integrarii aplicatiei GIS.

Sectiunea de ecran Caracteristici prezinta utilizatorului informatii suplimentare despre activul avariat.

4. Apasati, din partea stanga-sus a ferestrei, butonul Ok (icon_adf_Ok), pentru salvare.

5. Repetati pasii 2 - 4 pentru toate activele avariate.

6. Accesati butonul image1 Validare, din partea de sus a ferestrei, pentru a valida informatiile actualizate pe notificare.

Notă

In urma validarii, starea notificarii se modifica din Confirmata in Validata.

Actiunea de validare este reversibila, prin accesarea butonului image4 Anulare Validare.

Lansare Notificare - Transformare in Lucrare Neplanificata

O notificare in starea Validata poate fi lansata pe flux, si astfel, transformata automat intr-o lucrare de mentenanta neplanificata:

1. In cadrul functiei Logistics -> Managementul Activelor -> Notificari Mentenanta Corectiva, identificati notificarea pentru care se doreste lansarea si apasati butonul image1 Lansare, din partea de sus a ferestrei;

2. In fereastra deschisa completati campul Data Inceput Lucrare.

Atenționare

Pentru generarea lucrarii de mentenanta trebuie sa existe curs valutar la data de inceput a lucrarii.

3. Apasati butonul OK, moment in care aplicatia afiseaza mesajul de informare S-au generat lucrari in Planul de Mentenanta.

Notă

In urma lansarii, starea notificarii se modifica din Validata in Lansata.

Actiunea de lansare este reversibila, doar daca nu s-au deschis deja ordine de lucru pentru executia lucrarii respective, prin accesarea butonului image4 Anulare Lansare.

Alte Functionalitati - Notificari

Alte functionalitati disponibile in functia Logistics -> Managementul Activelor -> Notificari Mentenanta Corectiva:

  • butonul image1 Repartizare - utilizat in situatiile in care se doreste repartizarea notificarii catre alt responsabil. O notificare poate fi repartizata altui responsabil in orice moment al fluxului. Pasii de urmat sunt aceiasi ca la Repartizare Notificare catre Responsabili.

  • butonul Evidenta Actiuni (image5) - afiseaza istoricul actiunilor realizate pe notificare, cu informatii despre data, ora si utilizatorul care le-a efectuat;

  • butonul Responsabili (image3) - afiseaza istoricul responsabililor unei notificari;

  • butonul Marcare ca rezolvata (image6) - utilizat in situatiile in care responsabilul nu este disponibil pentru parcurgerea fluxului normal al notificarii, iar echipa de mentenanta a rezolvat deja avaria. Actiunea ofera posibilitatea calculului timpului scurs din momentul raportarii incidentului/avariei pana la rezolvare, prin propunerea spre completare a campurilor Data Rezolvare si Mod Rezolvare. Acestea se pot completa si la finalizarea ordinului de lucru cu care s-a executat lucrarea aferenta notificarii si sunt foarte importante pentru rapoarte si incadrarea in indicatorii de performanta.

  • butonul Adauga componente (image7), disponibil pe tab-ul Localizare - ofera posibilitatea specificarii mai exacte a activului avariat, cand acesta este o componenta dintr-un activ mai complex. Butonul deschide un ecran ce va afisa toate componentele activului adaugat initial, iar la selectia componentei va sterge vechiul activ si va lasa doar componenta respectiva.

Aprobarea Necesitatii Executiei Lucrarii

Urmatorul pas in cadrul fluxului de mentenanta corectiva este aprobarea necesitatii executiei lucrarii:

1. Accesati Logistics -> Managementul Activelor -> Planificarea Lucrarilor de Mentenanta;

2. Pozitionati-va, in partea dreapta a ecranului, pe sectiunea image8 Neplanificate;

3. Identificati, pe tab-ul Propuneri, notificarea lansata anterior pe flux. Utilizati, daca este necesar functionalitatile Filtrare (icon_adf_Find) sau Interogare prin exemplu (icon_adf_quick_filter). Campul Notificare (numarul notificarii) este vizibil la mutarea barii de navigare in partea dreapta.

In cazul in care lucrarea nu poate fi executata la data lansarii, din lipsa disponibilitatii personalului sau din alte motive, apasati butonul Modific (icon_adf_Modific), actualizati campul Data Inceput Utilizator si ulterior, apasati butonul OK (icon_adf_Ok).

4. Bifati propunerea de lucrare si apasati, din partea de sus a ferestrei, butonul Aprobare (image9).

Important

In urma aprobarii propunerii de lucrare, aceasta dispare de pe tab-ul Propuneri si se regaseste pe tab-ul Aprobate. O lucrare aprobata poate fi data in executie, urmand fluxul de Lansare, Urmarire si Raportare.

Actiunea de aprobare este reversibila, prin accesarea butonului Anulare Aprobare (image10).

Alte functionalitati, specifice fluxului de mentenanta corectiva, din functia Logistics -> Managementul Activelor -> Planificarea Lucrarilor de Mentenanta:

  • campul Cost Estimat Utilizator - la nivel de lucrare, ofera posibilitatea completarii costului estimat pentru executia lucrarii;

  • butonul Resurse (image11) - folosit pentru a stabili resursele necesare executiei lucrarii. In cazul utilizarii unui nomenclator de incidente, dezvoltat pe Resurse, acestea se preiau automat.

  • butonul Evidenta Actiuni (image5) - afiseaza istoricul actiunilor realizate pe notificare, cu informatii despre data, ora si utilizatorul care le-a efectuat;

  • butoanele Selectie Toate Inregistrarile (image12) si Anulare Selectie (image13) - ofera posibilitatea aprobarii/anularii tuturor propunerilor de lucrari;

  • butonul Amanare (image14) - utilizat in situatia in care se doreste amanarea executiei pentru lucrarea respectiva. La apelarea lui, se deschide o fereastra in care se va completa data amanarii, iar dupa apasarea butonului OK, propunerea se va regasi pe tab-ul Amanate. Actiunea este reversibila, prin accesarea butonului Anulare Amanare (image15).