Persoane

Scop

Sectiunea Persoane are ca scop centralizarea, organizarea si gestionarea tuturor informatiilor referitoare la angajatii si colaboratorii organizatiei. Aceasta permite accesul rapid si eficient la datele personale, profesionale si administrative ale fiecarei persoane, facilitand procesele de administrare a resurselor umane, luarea deciziilor si respectarea cerintelor legale privind evidenta personalului.

Acesta permite inregistrarea urmatoarelor informatii:

  • date privind identificarea persoanei,

  • locul de munca si informatii privind domiciliul,

  • date privind cartea de munca,

  • vechime,

  • pregatirea profesionala,

  • statutul,

  • date despre copii,

  • limbi straine cunoscute,

  • situatia militara,

  • un istoric privind perioadele nelucrate.

Prerechizite

  • Arii Geografice: Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Setari -> Dictionare -> Arii Geografice

  • Nationalitati / Cetatenii: Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Setari -> Liste Rezervate -> Nationalitati / Cetatenii

  • Dictionar Documente: Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Setari -> Dictionare -> Dictionar Documente

Procedura

Selectati luna salariala dorita.

Accesati Human Resources & Payroll -> Administrare Personal

Selectati butonul Persoane situat in bara laterala din stanga ecranului. Cand meniul „Navigare” este expandat, numele butonului este vizibil alaturi de pictograma.

Actiunile disponibile pentru actualizarea informatiilor, afisate in partea dreapta jos a ecranului, sunt urmatoarele:

  • Adaugare - pentru inregistrarea unei persoane noi.

  • Modificare - pentru actualizarea datelor unei persoane existente.

  • Corectie - pentru ajustarea unor informatii eronate.

  • Radiere - pentru eliminarea unei persoane din evidenta.

  • Stergere - pentru stergerea unei persoane, daca s-a constatat o greseala la adaugare si nu s-a raportat in revisal.

Adaugare persoana noua

Adaugarea unei persoane se realizeaza in functie de cetatenia acesteia:

1. Cetatenie Romana

Apasati butonul Adauga .

Completati urmatoarele campuri:

  1. Date Personale

  • Nume, Prenume, Nume anterior (daca este cazul).

  • Daca cetatenia este Romania, selectati Tip - CNP, introduceti CNP-ul, data nasterii se va completata automat.

  • Marca - se completeaza automat cu prima marca disponibila din sistem.

  • Tara, Judet, Localitate: selectati tara de domiciliu/resedinta, judetul si localitatea.

  • Din data: utilizati calendarul sau scriind valori in formatul solicitat

  1. Identitate

  • Nationalitate, Cetatenie: utilizati butonul , pentru a selecta, din nomenclatorul atasat campului, valoarea corespunzatoare.

  • Tip act: selectati din lista derulanta una din valorile: Carte de identitate, Pasaport, Buletin de identitate.

  • Completati Serie/Nr:, Eliberat de, Eliberat la:, Expira la.

  • Judet, Localitate: utilizati butonul , pentru a selecta, din nomenclatorul atasat campului, valoarea corespunzatoare.

  1. Adrese

  • Completati campurile Mediu, Cod Postal, Tip Domiciliu, Judet, Localitate, Sat, Sector, Strada, Nr, Bloc, Scara, Etaj, Ap.

  • Pentru cetatenii straini care locuiesc pe teritoriul Romaniei se introduce adresa exacta.

  • Daca persoana are domiciliul in strainatate si presteaza servicii la distanta, se completeaza adresa din tara de domiciliu.

  1. Selectati campul Are deducere doar in cazul in care persoana a prezentat declaratia pe propria raspundere, document necesar pentru acordarea deducerii fiscale conform reglementarilor in vigoare.

  2. Selectati nivelul de handicap doar in cazul in care persoana a prezentat un certificat de incadrare in grad de handicap eliberat de autoritatile competente.

  • Selectati Grad invaliditate, Grad handicap, Tip handicap din lista derulanta conform documentului justificativ prezentat de catre angajat.

Apasati Salveaza  Salveaza .

Dupa Salvare apare mesajul Avertizare: Persoana nu este complet definita. Doriti sa activati sectiunea Telefoane & E-mail?

  1. Se activeaza fereastra pentru a completa telefoane si e-mail.

  • Completati campurile din Date generale - Telefoane & E-mail:

    • Telefon mobil, Telefon fix, E-mail, Telefon serviciu, Mobil Serviciu, E-mail Personal

2. Cetatean UE

In cazul inregistrarii unei persoane care este cetatean al Uniunii Europene (UE), procesul difera in functie de detinerea unui CNP (Cod Numeric Personal).

Pasii pentru adaugarea unei persoane cu cetatenie UE sunt similari cu pasii de la punctul 1. Cetatenie Romana cu umatoarele mentiuni:

  1. Persoana are CNP

  • La sectiunea Identitate selectati tipul actului de identitate din lista disponibila. Optiunile disponibile pentru tipul actului de identitate sunt:

    • Carte de rezidenta.

    • Certificat de Inregistrare

Completati celelalte campuri obligatorii.

  1. Persoana nu are CNP

  • Daca optiunea „Detine NIF” este DA atunci selectati in sectiunea Date Personale - Tip: NIF si completati nif-ul persoanei.

    • In sectiunea Identitate - Tip act se activeaza automat optiunea „Detine NIF” (Numar de Identificare Fiscala).

  • Daca optiunea „Detine NIF” este NU atunci selectati in sectiunea Date Personale - Tip: PASAPORT.

    • In sectiunea Identitate - Tip act se activeaza automat optiunea Pasaport. Completati imformatiile referitoare la pasaport: Serie/Nr, Eliberat de, Eliberat la, Expira la, Judet, Localitate.

  • Daca optiunea Detine pasaport este NU atunci selectati in sectiunea Date Personale - Tip: ALTA.

    • In sectiunea Identitate - Tip act selectati alt tip de act de identitate.

3. Cetatenie „Apatrid”

Atunci cand un utilizator introduce in sistem o persoana cu cetatenia „Apatrid”, sunt necesare o serie de selectii suplimentare pentru a valida informatiile de identitate.

Pasii pentru adaugarea unei persoane cu cetatenie „Apatrid” sunt similari cu pasii de la punctul 1. Cetatenie Romana cu umatoarele mentiuni:

  1. Persoana are CNP

  • In sectiunea Date Personale introduceti tara de origine a persoanei in campul Tara. Dupa introducerea tarii completati judetul si localitatea de origine.

  • In sectiunea Identitate bifati optiunea Apatrid si selectati la Drept de sedere una dintre urmatoarele optiuni:

    • Cu drept de sedere in alta tara decat Romania.

    • Cu drept de sedere pe termen lung in Romania.

  • La sectiunea Identitate selectati tipul actului de identitate din lista disponibila. Optiunile disponibile pentru tipul actului de identitate sunt:

    • Permis de sedere

    • Document de tolerat

    • Pasaport beneficiar protectie internationala

    • Aviz de angajare

  1. Persoana nu are CNP

  • Daca optiunea „Detine NIF” este DA atunci selectati in sectiunea Date Personale - Tip: NIF si completati nif-ul persoanei.

    • In sectiunea Identitate - Tip act se activeaza automat optiunea „Detine NIF” (Numar de Identificare Fiscala).

  • Daca optiunea „Detine NIF” este NU atunci selectati in sectiunea Date Personale - Tip: PASAPORT.

  • In sectiunea Identitate - Tip act se activeaza automat optiunea Pasaport. Completati imformatiile referitoare la pasaport: Serie/Nr, Eliberat de, Eliberat la, Expira la, Judet, Localitate.

  • Daca optiunea Detine pasaport este NU atunci selectati in sectiunea Date Personale - Tip: ALTA.

    • In sectiunea Identitate - Tip act selectati alt tip de act de identitate.

4. Alta nationalitate (non-UE)

Pentru inregistrarea unei persoane cu cetatenie non-UE, trebuie completate informatiile conform regulilor specifice.

Pasii pentru adaugarea unei persoane cu cetatenie (non-UE) sunt similari cu pasii de la punctul 1. Cetatenie Romana cu umatoarele mentiuni:

  1. Persoana are CNP

  • In sectiunea Date Personale introduceti tara de nastere a persoanei in campul Tara. Dupa introducerea tarii completati judetul si localitatea de nastere.

  • La sectiunea Identitate selectati tipul actului de identitate din lista disponibila. Optiunile disponibile pentru tipul actului de identitate sunt:

    • Permis de sedere

    • Document de tolerat

    • Pasaport beneficiar protectie internationala

    • Aviz de angajare

    • Document de identitate temporara (azil)

  1. Persoana nu are CNP

  • Daca optiunea „Detine NIF” este DA atunci selectati in sectiunea Date Personale - Tip: NIF si completati nif-ul persoanei.

    • In sectiunea Identitate - Tip act se activeaza automat optiunea „Detine NIF” (Numar de Identificare Fiscala).

  • Daca optiunea „Detine NIF” este NU atunci selectati in sectiunea Date Personale - Tip: PASAPORT.

  • In sectiunea Identitate - Tip act se activeaza automat optiunea Pasaport. Completati imformatiile referitoare la pasaport: Serie/Nr, Eliberat de, Eliberat la, Expira la, Judet, Localitate.

  • Daca optiunea Detine pasaport este NU atunci selectati in sectiunea Date Personale - Tip: ALTA.

    • In sectiunea Identitate - Tip act selectati alt tip de act de identitate.

Modificare Persoana

  • Modificarea unei persoane se refera la actualizarea datelor personale in conformitate cu prevederile legislative. Aceasta poate include schimbari precum:

    • Modificarea numelui in urma casatoriei

    • Actualizarea cetateniei

    • Schimbarea tipului de act de identitate

    • Corectarea unor erori inregistrate initial

Aceasta functionalitate permite angajatorului sa asigure ca datele persoanelor sunt corect inregistrate si actualizate in baza de date a registrului de evidenta.

  • Selectati din lista persoana pentru modificarea datelor

  • Apasati butonul Modifica  Modifica . Se deschide fereastra de editare unde puteti modifica urmatoarele informatii:

    • Nume si prenume - In cazul schimbarii numelui legal (ex: dupa casatorie).

    • Informatii despre domiciliu, resedinta sau alte mentiuni administrative.

    • Cetatenie - Daca persoana si-a schimbat cetatenia.

    • Tipul actului de identitate - In functie de documentul nou prezentat.

    • Data nasterii si localitatea nasterii - Daca exista erori in inregistrarea initiala.

    • Nivelul de handicap - Daca statutul de handicap al persoanei s-a schimbat.

  • Dupa finalizarea modificarilor apasati butonul Salveaza  Salveaza .

Atenționare

Modificarile trebuie sa fie conforme cu documentele oficiale prezentate. Daca o modificare nu este permisa, persoana trebuie radiata si reinregistrata cu datele corecte.

Corectie Persoana

Functionalitatea Corectie Persoana este destinata corectarii erorilor materiale aparute la introducerea initiala a datelor unei persoane. Spre deosebire de Modificare Persoana, care se aplica in cazul unor schimbari legislative sau administrative (ex. schimbare de nume dupa casatorie), Corectia se utilizeaza pentru rectificarea greselilor de inregistrare.

  • Exemple de situatii care necesita corectie:

    • Introducerea gresita a numelui sau prenumelui.

    • Selectarea incorecta a cetateniei sau tipului de act de identitate.

    • Erori in data nasterii sau localitatea nasterii.

    • Greseli de redactare in inregistrarea adresei de domiciliu.

  • Selectati din lista persoana pentru modificarea datelor

  • Apasati butonul Corectie  Corectie. Se deschide fereastra de editare unde puteti corecta urmatoarele informatii:

    • Nume si prenume - daca au fost introduse gresit initial.

    • Cetatenie - daca a fost selectata o optiune eronata.

    • Tip act de identitate - in cazul in care a fost inregistrat gresit.

    • Data nasterii si localitatea nasterii - pentru rectificarea informatiilor incorecte.

    • Adresa de domiciliu sau resedinta.

  • Dupa finalizarea modificarilor apasati butonul Salveaza  Salveaza .

Atenționare

Corectia trebuie sa fie efectuata doar pentru erori materiale, nu pentru schimbari legale! Daca o informatie s-a modificat in urma unui eveniment oficial (ex: schimbare de nume dupa casatorie), trebuie utilizata optiunea Modificare Persoana. Daca sunt necesare corectii suplimentare dupa validare, se poate efectua o noua corectie repetand procesul.

Radiere Persoana

Radierea unei persoane presupune stergerea logica a acesteia din sistem, ceea ce inseamna ca datele raman inregistrate, dar nu mai sunt vizibile sau utilizabile pentru operatiuni viitoare. Aceasta functionalitate nu elimina definitiv informatiile, ci doar le marcheaza ca nevalabile.

Pasi pentru radierea unei persoane:

  • Selectati din lista persoana pentru radiere

  • Apasati butonul Radiere.

  • In fereastra deschisa completati motivul radierii

  • Apasati butonul Salveaza  Salveaza .

Atenționare

Radierea nu poate fi anulata direct din sistem. Daca a fost realizata o radiere din greseala, trebuie sa se efectueze o reintroducere a persoanei. Radierea nu sterge efectiv persoana din baza de date, ci doar o marcheaza ca inactiva. Nu se pot efectua alte operatiuni asupra unei persoane radiate.

Stergere Persoana

Functionalitatea Stergere Persoana este destinata eliminarii din evidenta a persoanelor introduse eronat. Stergerea este permisa doar daca persoanele respective nu au fost incluse in calculul salarial si nu au fost raportate in Revisal.

Pasi pentru stergerea unei persoane:

  • Selectati din lista persoana pentru stergere.

  • Apasati butonul Sterge  Sterge .

  • Se deschide o fereastra pentru stergere persoana.

  • Apasati butonul Salveaza  Salveaza

  • Se afiseaza mesajul „Confirmare! Sigur doriti sa stergeti inregistrarile?”

  • Apasati butonul OK.

  • Apare mesajul „Operatia s-a incheiat cu succes! Stergerea persoanei s-a realizat cu succes!”