Calendare
Scop
Aceasta functionalitate permite definirea si gestionarea orelor de lucru, configurarea programelor de lucru si atasarea acestora la nivel de personal. Scopul este asigurarea unei planificari clare si corecte a timpului de lucru in cadrul organizatiei.
Prerechizite
Definirea Paremetrilor: Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Setari -> Dictionare -> Parametri
Definirea Listei Rezervate Calendar (CLD): Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Setari -> Liste Rezervate
Persoane introduse: Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Persoane
Contracte introduse: Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Contracte
Dictionar de Functii: Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Setari -> Dictionare -> Dictionar de Functii
Structura Organizatorica: Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Setari -> Dictionare -> Structura Organizatorica
Organigrama: Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Setari -> Configurari -> Organigrama
Procedura
Definirea Lista Rezervata Calendar (CLD)
Lista rezervata CLD - Calendar este necesara pentru a permite asocierea programelor de lucru la nivel individual prin intermediul contractelor de munca. Fiecare inregistrare din aceasta lista reprezinta o optiune de calendar ce poate fi ulterior atasata unui salariat.
Crearea listei CLD
Pentru ca lista CLD - Calendar sa fie vizibila in zona de Administrare Personal, aceasta trebuie definita mai intai in modulul Financiar:
1. Navigati in aplicatie la: Financiar -> Definitii Generale -> Liste Rezervate.
2. Verificati daca exista deja lista rezervata CLD - Calendar.
3. Daca nu este definita, apasati butonul Adaugare (
).
4. Completati campurile necesare:
Cod - cod unic de identificare a listei (CLD).
Denumire - denumirea asociata listei (Calendar)
De la data / Pana la data - perioada de valabilitate a listei.
Stare - Activ / Blocat
5. Apasati butonul Salveaza pentru a inregistra lista.
Definirea inregistrarilor CLD
Dupa ce lista este creata in Financiar, inregistrarile pot fi definite fie direct in aceasta zona, fie ulterior in modulul Administrare Personal:
1. Navigati la: Administrare Personal -> Setari -> Liste Rezervate.
2. Selectati categoria CLD - Calendar.
3. Apasati butonul Adaugare.
4. Completati urmatoarele campuri:
Cod - cod unic pentru calendar (STD 8H).
Denumire - descriere explicita a calendarului (Calendar Standard).
Data Inceput / Data Sfarsit - perioada de valabilitate a listei.
Stare - Activ / Blocat
5. Apasati butonul Salveaza pentru a inregistra configuratia.
Important
Definirea in lista rezervata CLD este obligatorie pentru a putea selecta ulterior un program de lucru la nivelul contractului de munca al salariatului.
Asociere Program de Lucru la nivel de persoana
Dupa definirea calendarului in lista rezervata CLD - Calendar, este necesara asocierea efectiva a programului la nivel de contract al salariatului.
Pentru a realiza aceasta asociere, urmati pasii:
1. Navigati in aplicatie la: Administrare Personal -> Persoane -> selectati salariatul dorit -> Contracte.
2. Deschideti contractul salariatului pentru care doriti configurarea programului de lucru accesand Detaliere Contract.
3. Accesati tab-ul Salarizare -> Program de lucru.
4. Apasati butonul Adaug si selectati inregistrarea din lista rezervata CLD configurata anterior.
5. Salvati contractul pentru a aplica modificarile.
Notă
Odata asociat contractului, programul de lucru devine disponibil in sectiunea Calendar HR si poate fi utilizat in planificarea personalizata a timpului de lucru.
Important
In lipsa selectiei unui program de lucru in contract, salariatul nu va putea beneficia de o planificare personalizata, iar sistemul va aplica implicit programul general definit la nivelul organizatiei.
Definire Orare de Lucru
Aceasta sectiune permite definirea orarelor de lucru utilizate ulterior in cadrul programelor de lucru. Orarele de lucru sunt seturi predefinite de zile lucratoare care descriu structura saptamanala a prezentei in organizatie.
Pentru a accesa zona de definire a orarelor de lucru, urmati pasii:
1. Navigati in aplicatie la: Administrator -> Ani si perioade fiscale -> Calendare.
2. In partea dreapta a ecranului, accesati tab-ul Configurari.
3. Selectati optiunea Orare de lucru.
Creare orar nou
1. Apasati butonul Adaugare (
2. Completati urmatoarele campuri:
Cod Orar - cod unic de identificare a orarului in sistem.
Denumire - denumirea explicita a orarului (ex: Saptamana standard, Orar 8-16).
Zile lucratoare - selectati zilele din saptamana care reprezinta program normal de lucru. De exemplu: Luni, Marti, Miercuri, Joi, Vineri.
3. Apasati butonul Salveaza.
Notă
Codul orarului trebuie sa fie unic. Daca se introduce un cod deja existent, sistemul va semnala eroarea.
Important
Orarele de lucru sunt folosite ca sablon pentru definirea programelor zilnice si influenteaza calculul corect al timpului lucrat in pontaj si salarizare.
Definire intervale orare
Dupa salvarea orarului, in aceeasi fereastra se defineste structura detaliata a intervalelor orare pentru zilele lucratoare selectate.
1. In zona inferioara a ferestrei, apasati butonul Adaugare (
2. Completati urmatoarele campuri:
De la ora - introduceti ora de inceput a intervalului (ex: 08:00).
La ora - introduceti ora de sfarsit a intervalului (ex: 12:00).
Lucrat - bifa care indica daca intervalul este considerat timp lucrat. Implicit este bifata.
Timp - sistemul va calcula automat durata (in ore) pe baza valorilor completate.
3. Apasati butonul Salveaza.
Exemplu de definire a unui program cu pauza de masa:
08:00 - 12:00 -> Lucrat bifat
12:00 - 13:00 -> Lucrat nebifat (pauza de masa)
13:00 - 17:00 -> Lucrat bifat
Notă
Pentru turele de 24 de ore, se poate bifa optiunea Toata ziua, caz in care nu este necesara completarea intervalelor orare detaliate.
Definire Programe de Lucru
Aceasta sectiune permite definirea programelor de lucru utilizate ulterior in atasarea la nivel de personal. Fiecare program poate include unul sau mai multe orare de lucru definite anterior.
Pentru a accesa zona de definire a programelor, urmati pasii:
1. Navigati in aplicatie la: Administrator -> Ani si perioade fiscale -> Calendare.
2. In partea dreapta a ecranului, accesati tab-ul Configurari.
3. Selectati optiunea Programe de lucru.
Creare program de lucru nou
1. Apasati butonul Adaugare (
2. Completati urmatoarele campuri:
Cod - cod unic de identificare pentru programul de lucru (ex: STD_8H, T12_24).
Descriere - denumirea explicita a programului (ex: Program standard 8h, Tura 12/24).
Din data - data de la care programul de lucru devine activ si poate fi utilizat in atasare.
Stare - selectati daca programul este Activ sau Blocat. Programele blocate nu pot fi utilizate in atasari.
3. Apasati butonul Salveaza pentru a inregistra programul in sistem.
Asociere orar la program
Dupa salvarea programului, in zona inferioara a ferestrei se afiseaza lista orarelor disponibile pentru asociere.
1. Selectati orarul dorit din lista afisata.
2. Trageti orarul cu drag & drop in zona de asociere corespunzatoare programului definit.
3. Asigurati-va ca orarul acopera perioada dorita si reflecta corect structura timpului de lucru.
Important
Un program poate include mai multe orare (ex: orar saptamanal diferit, schimburi alternante), iar asocierea trebuie sa respecte perioada de valabilitate a fiecaruia.
Asociere Program de Lucru pe Calendar
Dupa definirea orarelor si a programelor de lucru, este necesara asocierea acestora la nivel de calendar, pentru a deveni disponibile in sistem. Asocierea se realizeaza fie la nivel general (valabil pentru toti salariatii), fie in mod personalizat pentru anumite entitati (structuri, marci, proiecte etc.).
Accesare functie Calendar
1. Navigati in aplicatie la: Administrator -> Ani si perioade fiscale -> Calendare.
2. In partea stanga a ecranului, asigurati-va ca este selectata optiunea Tip Calendar = General.
3. In zona centrala este afisata structura calendarului curent. Selectati ziua din calendar pentru care doriti asocierea programului.
4. Apasati butonul Adaugare (
5. In fereastra deschisa, completati urmatoarele:
Selectati programul de lucru dorit;
Completati Data de inceput si Data de sfarsit;
Confirmati cu butonul OK ( ).
Notă
Dupa salvare, programul de lucru se va afisa vizual in calendar, pe perioada selectata.
Asociere personalizata pe alte tipuri de calendar
In functie de necesitatile organizatiei, programul de lucru poate fi asociat si in mod personalizat pentru urmatoarele tipuri de calendar:
Organigrama - asociere specifica unei structuri organizationale;
Structuri de Plata - personalizare pe grupuri de salarizare;
Calendar HR - asociere individuala la nivel de salariat;
Marca - asociere pentru o marca specifica;
Proiecte - personalizare la nivel de proiect;
Post de lucru - alocare calendar pe posturi;
Grupa de Masini / Masina - configurare specifica in zona de productie;
Grupa de Utilaje / Utilaj - utilizare in activitati tehnice.
Important
Pentru a utiliza Calendar HR, este necesar sa configurati in prealabil o inregistrare corespunzatoare in Liste Rezervate - lista CLD - Calendar.
Inregistrarea trebuie apoi atasata in contractul salariatului, in zona Salarizare -> Program de lucru
Dupa aceasta configurare, la selectia Calendar HR in interfata de calendar, programul devine disponibil pentru asociere personalizata.
Notă
Utilizarea calendarelor personalizate este recomandata pentru scenarii in care anumite persoane sau echipe lucreaza dupa un alt orar decat restul organizatiei (ex: ture, proiecte speciale, posturi cu regim diferit etc.).
Important
In cazul in care exista mai multe niveluri de definire a calendarului (ex: General, Organigrama, Marca), sistemul va aplica programul de lucru asociat ramurii celei mai specifice.
De exemplu:
Daca este definit un program la nivel general;
Si un alt program pentru organigrama Secretariat;
Dar si un program diferit pe marca unei salariate din secretariat,
atunci pentru salariata respectiva se va aplica programul asociat marcii, indiferent de celelalte configurari.
Aceasta ierarhie permite personalizarea fina a planificarii timpului de lucru, respectand logica organizatorica a structurii firmei.