Aceasta pagina centralizeaza situatii frecvente de eroare si comportamente neasteptate aparute in procesul de inregistrare si gestionare a timpului lucrat, precum si metode de analiza si remediere.
Sunt acoperite functionalitati precum concediile medicale, concediile de odihna, pontajul lunar si directiva de gestiune timp. Documentatia are rolul de a sprijini utilizatorii in verificarea si corectarea inregistrarilor care pot afecta validarea personalului, calculul salariilor sau transmiterea datelor in sistemele externe.
Pontaj
Situatiile legate de lipsa pontajului pot avea cauze multiple, de la absenta completarii manuale, pana la necorelari intre datele din contract si macheta implicita.
In continuare sunt prezentate si alte scenarii frecvente care pot afecta gestionarea corecta a pontajului si implicit calculul salarial.
Nu se poate incarca Macheta de Pontaj Zilnica folosind Import Macheta pontaj Excel
Cum remediez mesajul la incarcare macheta pontaj Macheta.xls, Sheet-ul Pontaj_1: Macheta nu este completata! Datele din fisier au fost salvate
In cazul in care se afiseaza mesajul de mai sus, este recomandata urmatoarea procedura de verificare si completare:
1. Accesati functia Human Resources & Payroll -> Managementul Timpului -> Sisteme de Control Acces -> Macheta Pontaj si verificati daca exista pontaje generate pentru luna respectiva.
2. Accesati Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Persoane -> Contracte si exportati inregistrarile pentru a identifica contractele care nu au macheta de pontaj completata.
3. Completati macheta de pontaj pentru contracte identificate.
4. Generati Macheta Implicita pentru perioada dorita, folosind un utilizator care detine drepturi de acces complete asupra tuturor machetelor definite in sistem.
5. Accesati functia Human Resources & Payroll -> Managementul Timpului -> Sisteme de Control Acces -> Macheta Pontaj -> Import/Export -> Generare Macheta Pontaj Excel si se genereaza macheta pentru completare.
Important
Coloanele din macheta nu trebuie alterate, modificate sau redenumite. In cazul in care este schimbat formatul generat din aplicatie acesta nu se va putea importa.
6. Completati datele in macheta generata.
7. Accesati functia Human Resources & Payroll -> Managementul Timpului -> Sisteme de Control Acces -> Macheta Pontaj -> Import/Export -> Import Macheta Pontaj Excel pentru a realiza importul machetei generate la pasul anterior (pas 5).
Nu se listeaza Macheta de Pontaj Zilnica
In cazul in care nu se afiseaza Macheta de Pontaj Zilnica, este recomandata urmatoarea procedura de verificare si completare:
1. Accesati functia Human Resources & Payroll -> Managementul Timpului -> Sisteme de Control Acces -> Macheta Pontaj si verificati daca exista pontaje generate pentru luna respectiva.
2. Accesati Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Persoane -> Contracte si exportati inregistrarile pentru a identifica contractele care nu au macheta de pontaj completata.
3. Completati macheta de pontaj pentru contracte identificate.
4. Generati Macheta Implicita pentru perioada dorita, folosind un utilizator care detine drepturi de acces complete asupra tuturor machetelor definite in sistem.
Important
Macheta implicita trebuie generata de un utilizator cu acces complet, pentru a asigura preluarea tuturor salariatilor in pontaj si evitarea situatiilor de lipsa de date in procesele ulterioare.
Raport Listare Macheta Orar
In cazul in care nu se afiseaza date in raportulul Listare Macheta Orar este necesara urmatoarea procedura de verificare si completare:
1. Accesati functia Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Setari -> Pontaj -> Dictionar de Machete Pontaj selectati macheta si verificati in sectiunea Utilizatori si roluri daca utilizatorul care listeaza raportul exista in lista cu rol de PONTATOR.
2. Daca nu exista, se adauga.
3. Accesati functia Human Resources & Payroll -> Managementul Timpului -> Sisteme de Control Acces -> Macheta Pontaj si selectati Rapoarte -> Lisatare Macheta Orar.
4. Selectati sau scrieti codul machetei in campul Macheta si apasati butonul Start.
Declarare pontaje implicite
In situatia in care nu se genereaza pontajele implicite, desi mesajul se afiseaza ca s-a reusit generarea, este necesara urmatoarea procedura de verificare si completare:
1. Accesati functia Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Alte functii -> Contracte -> Stari si debifati afisarea ultimei inregistrari.
2. Verificati sa exista o singura inregistrare cu starea de ACTIV.
3. In situatia in care exista mai mult de o singura inregistrare cu stare ACTIV consecutiva, stergeti inregistrarea eronata si pastrati o singura inregistrare de ACTIV.
4. Accesati functia Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Alte functii -> Gestiune Timp -> Pontaj -> Declarare pontaje implicite -> Generare si generati pontajele pentru codul de pontaj dorit.
5. Verificati pontajele generate si corectati in cazul in care este necesar.
6. Validati pontajele accesand Pontaj -> Validare Pontaje.
Validare Pontaj - marci cu norme nerespectate
Aceasta situatie apare in momentul validarii pontajelor atunci cand totalul orelor pontate nu corespunde cu norma lunara stabilita.
Mesajul afisat este:
Marci cu norme nerespectate
Actiunile de realizat pentru remedierea situatiei sunt:
1. Accesati Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Alte Functii -> Gestiune Timp -> Pontaj.
2. Identificati marca evidentiata in tabelul atasat mesajului de validare.
3. Verificati numarul de ore inregistrate in pontaj.
4. In cazul in care exista neconcordante:
identificati eventuale suprapuneri (ex: concediu medical si concediu de odihna in aceeasi perioada);
corectati inregistrarile necorespunzatoare prin modificare sau stergere;
regenerati pontajul daca este necesar.
5. Verificati din nou incadrarea in norma lunara.
6. Reluati procesul de validare a pontajului.
Pontaj validat fara salariu sau data calcul
Aceasta situatie apare atunci cand pontajul respecta norma de lucru, dar nu contine toate informatiile necesare calculului salarial.
Mesajul afisat este:
ATENTIE!! Urmatoarele marci au pontaj validat/invalid conform normelor dar au salariul sau data calcul necompletate!
Cauzele pentru aparitia situatiei sunt:
campul Salariu din pontaj este necompletat sau are valoarea 0;
campul Data calcul din pontaj este necompletat.
Actiunile de realizat pentru remedierea situatiei sunt:
1. Accesati Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Alte Functii -> Gestiune Timp -> Pontaj.
2. Cautati salariatii semnalati in mesajul de validare.
3. Accesati pontajul si expandati sectiunea Date Salarii.
4. Completati campurile:
Salariu - cu valoarea salariului din sectiunea: Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Alte Functii -> Contracte -> Salarii;
Data calcul - cu data ultimei inregistrari din sectiunea salarii: Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Alte Functii -> Contracte -> Salarii.
5. Asigurati-va ca valoarea salariului corespunde cu ultima inregistrare din contract (|hr_path_persoane| -> Contracte -> Detalii Contract -> Salarizare -> Salarii).
6. Salvati modificarile si reluati validarea pontajului.
Marci active fara pontaj declarat
Aceasta situatie apare atunci cand exista salariati activi pentru care nu a fost generat pontajul.
Mesajul afisat este:
Marci care sunt active in personal si nu au pontaj declarat
Cauzele pentru aparitia situatiei sunt:
persoana nu este validata;
contractul nu este validat;
pontajul nu a fost generat pentru marca respectiva.
Actiunile de realizat pentru remedierea situatiei sunt:
1. Verificati daca salariatii semnalati au fost omisi la generarea pontajului.
2. Accesati Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Persoane si verificati daca persoana este validata.
3. Verificati contractul asociat pentru a fi complet si valid.
4. Dupa validarea persoanei si a contractului, generati pontajul pentru marca respectiva.
5. Reluati procesul de validare a pontajelor.
Notă
Se recomanda verificarea tuturor marcilor semnalate, pentru a evita omiterea involuntara a unor salariati din procesul de pontaj si calcul salarial.
Nu se afiseaza date in Macheta de Pontaj (export Excel)
In cazul in care la exportul in Excel al Machetei de Pontaj se afiseaza doar capul de tabel, fara salariati, este necesara urmatoarea procedura de verificare:
1. Iesiti din functia Macheta de Pontaj si accesati functia: Administrator -> Ani si Perioade Fiscale -> Calendare
2. In cazul in care aceasta functie nu exista sau nu poate fi accesata, inseamna ca war-ul aferent calendarului lipseste complet sau nu este pornit.
3. Pentru aceste cazuri este necesar sa deschideti o solicitare pe site-ul: https://suport.emsys.ro pentru a putea remedia situatia intalnita.
4. In cazul in care functia Calendare se deschide, se defineste calendarul conform documentatiei disponibile la adresa: Calendare
5. Dupa definirea calendarului, se acceseaza Macheta de Pontaj si se reia exportul acestei.
Nu se completeaza orele pe cod pontaj in plati intermediare
Aceasta situatie apare atunci cand orele aferente unui cod de pontaj (ex. cod pontaj 3) nu se completeaza conform platilor intermediare.
Cauza principala consta in configurarea incorecta sau lipsa variabilei DEN_OREREGIM_CP din setarile specifice salariilor.
Actiunile de realizat pentru remedierea situatiei sunt:
1. Accesati functia Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Setari -> Variabile Specifice Salariilor si identificati variabila DEN_OREREGIM_CP.
2. Verificati valoarea curenta a variabilei. Formatul asteptat este de tipul:
1:OREREGIM,2:OREINTR1,3:ORESUPL15unde fiecare cifra reprezinta un cod de pontaj, iar valoarea de dupa : reprezinta denumirea campului de ore corespunzator din configurarea pontajului.
3. Pentru a identifica denumirile corecte ale campurilor, accesati Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Setari -> Configurare Pontaj si verificati configurarile de pontaj. Identificati denumirea campului de ore regim asociat fiecarui cod de pontaj.
4. Completati sau corectati variabila DEN_OREREGIM_CP cu denumirile campurilor identificate la pasul anterior, respectand formatul:
1:denumire_camp_1,2:denumire_camp_2,3:denumire_camp_35. Salvati modificarile efectuate asupra variabilei.
6. Reluati generarea pontajelor implicite accesand Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Alte functii -> Gestiune Timp -> Pontaj -> Declarare pontaje implicite -> Generare.
Notă
Daca variabila DEN_OREREGIM_CP nu prezinta inregistrari, aceastea trebuie adaugate cu valoarile corecta conform configurarii pontajului din sistem.
Pontaje duble la modificarea salariului in cursul lunii
Aceasta pagina descrie situatia in care la generarea pontajelor apar inregistrari duble pentru aceeasi luna, ca urmare a modificarii salariului cu o data situata in interiorul lunii respective.
Documentatia prezinta cauza aparitiei acestui comportament si procedura de remediere recomandata.
Inregistrari duble la generarea pontajelor
Aceasta situatie apare atunci cand salariul unui salariat este modificat cu o data situata dupa prima zi a lunii (de exemplu, incepand cu 02.06.2026). In acest caz, programul genereaza doua pontaje distincte pentru luna respectiva:
un pontaj pentru ziua anterioara modificarii (ex: 01.06.2026), cu salariul vechi;
un al doilea pontaj pentru intervalul ramas din luna (ex: 02.06.2026 – 30.06.2026), cu salariul nou.
Cauza problemei
Aplicatia genereaza automat cate un pontaj pentru fiecare interval salarial distinct din cadrul aceleiasi luni. Daca data de intrare in vigoare a noului salariu nu coincide cu prima zi a lunii, rezulta doua perioade salariale, fiecare cu pontajul sau asociat.
Procedura de remediere
1. Identificati toti salariatii la care au aparut inregistrari duble de pontaj, utilizand optiunea Filtrare rapida din modulul de pontaje.
2. Pentru fiecare marca afectata, accesati inregistrarea salariala:
Navigati la: Administrare Personal -> Persoane -> [selectati salariatul] -> Contracte -> Detalii Contracte -> Salarizare -> Salarii.
3. Identificati inregistrarea salariala care are data de intrare in vigoare situata in interiorul lunii (ex: 02.06.2026).
4. Modificati data de intrare in vigoare a noului salariu astfel incat aceasta sa coincida cu prima zi a lunii (ex: modificati 02.06.2026 in 01.06.2026).
5. Salvati modificarea efectuata.
6. Stergeti pontajele generate eronat pentru luna respectiva si reluati generarea pontajelor pentru salariatii corectati.
7. Verificati ca dupa regenerare exista un singur pontaj pe luna pentru fiecare marca afectata.
8. Procedati analog pentru toate marcile care se afla in aceeasi situatie.
Notă
Regula generala: pentru a evita generarea de pontaje duble, data de intrare in vigoare a oricarei modificari salariale trebuie sa fie prima zi a lunii. Modificarile salariale cu data situata in cursul lunii (ex: a 2-a zi sau ulterior) determina crearea automata a doua intervale salariale si, implicit, a doua pontaje pentru luna respectiva.
Vezi și
Exemplu: Un salariat are salariul modificat incepand cu 02.06.2026. Programul genereaza:
pontaj 1: 01.06.2026 (o zi), cu salariul vechi;
pontaj 2: 02.06.2026 – 30.06.2026, cu salariul nou.
Solutia consta in modificarea datei salariului din 02.06.2026 in 01.06.2026, urmata de regenerarea pontajelor. Dupa corectie, va fi generat un singur pontaj pentru intreaga luna iunie, cu salariul nou.
Regenerare Pontaj dupa Modificarea Salariului
Aceasta sectiune descrie situatia in care pontajul generat nu reflecta modificarile salariale efectuate ulterior si solutia recomandata pentru rezolvarea acesteia.
Important
Dupa fiecare modificare a salariului, procesul de generare a pontajului trebuie reluat pentru a permite preluarea noilor actualizari.
Pontajul nu reflecta modificarile salariale
Pontajul a fost generat, insa ulterior salariul a fost modificat
Cauza posibila: Pontajul existent a fost generat inainte de modificarea salariului, prin urmare nu contine datele actualizate.
Solutie:
1. Accesati meniul Human Resource and Payroll -> Administrare personal -> Alte functii -> Gestiune timp -> Pontaj.
2. In sectiunea Actiuni, selectati optiunea Declarare pontaje implicite.
3. Apasati butonul de generare si selectati marca corespunzatoare.
4. Verificati ca pontajul regenerat reflecta corect noile valori salariale.
Notă
Ori de cate ori sunt efectuate modificari asupra salariului, regenerarea pontajului este obligatorie pentru a asigura preluarea corecta a tuturor actualizarilor.
Stergere Date Macheta
Aceasta sectiune descrie functionalitatea de stergere a datelor incarcate intr-o macheta de pontaj.
Pentru a sterge datele dintr-o macheta, este necesara urmatoarea procedura:
1. Accesati functia Human Resources & Payroll -> Managementul Timpului -> Sisteme de Control Acces -> Macheta Pontaj.
2. Expandati meniul din partea dreapta apasand sageata corespunzatoare, apoi selectati Implementare -> Stergere Date Macheta.
3. In sectiunea Selectie, completati campul Macheta cu codul machetei pentru care doriti stergerea datelor.
4. Completati campul Marca, in cazul in care doriti restrictionarea stergerii la un singur salariat.
5. Selectati tipul de stergere dorit:
Stergere Macheta Pontaj - pentru stergerea datelor din macheta de pontaj;
Stergere Macheta Proiecte/Purtatori - pentru stergerea datelor din macheta de proiecte/purtatori.
6. Bifati optiunea Stergere toate machetele in cazul in care doriti stergerea datelor din toate machetele definite, nu doar din cea completata la pasul 3.
7. Apasati butonul Stergere Date Macheta pentru a finaliza operatiunea.
Important
Operatiunea de stergere a datelor din macheta este ireversibila. Verificati cu atentie campurile completate (Macheta, Marca) si optiunile bifate (tip stergere, Stergere toate machetele) inainte de a apasa butonul Stergere Date Macheta.
Concedii de Odihna
In situatiile in care este necesara generarea zilelor de concediu de odihna planificat, este recomandata urmatoarea procedura de verificare si completare:
1. Accesati functia Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Alte functii -> Gestiune Timp -> Concedii de Odihna -> Structura An Universitar si efectuati selectie dupa anul dorit.
2. Adaugati o inregistrare noua pentru anul universitar dorit, completati semestrul pentru care se aplica inregistrarea, Tip Vacanta si Data de Inceput , Data de sfarsit.
3. Generati concediile de odihna pentru categoriile de personal pentru care se aplica, completand Anul, Data Plata si Categoria si selectati butonul Start.
4. Accesati Planificari -> Transfer CO pentru a transfera concediile de odihna generate anterior.
5. Dupa efectuarea transferului, verificati in cadrul inregistrarilor generate urmatoarele: Data de Inceput , Data de sfarsit si Data Plata.
6. Operati Recalculare pentru concediile de odihna transferate.
In situatia in care concediul de odihna nu se calculeaza corect, in urma unei majorari salariale, este recomandata urmatoarea procedura de verificare:
1. Selectati luna de salarii aferenta perioadei.
2. Verificati corectitudinea inregistrarii culese asupra majorarii salariale, urmand calea Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Alte functii -> Contracte -> Salarii.
3. Verificati ca data de inceput sa fie corecta pentru perioada aferenta.
4. Verificati si corectati daca este necesar, campul Tip salariu sa fie completat Lunar.
5. Accesati functia Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Alte functii -> Gestiune Timp -> Concedii de Odihna si recalculati concediul medical, cu filtru pe salariatul dorit.
6. Efectuati calcul de salarii pentru salariat, accesand calea Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Alte functii -> Calcul salarii si verificati fluturasul de salariu.
Concedii Medicale
Inregistrare concediu medical pentru salariati cu contracte multiple
Aceasta procedura descrie modul de inregistrare si verificare a concediilor medicale pentru salariatii care detin mai multe contracte active (functie de baza si cumul intern), astfel incat suspendarea sa fie corect operata si transmisa in REGES Online pentru fiecare contract.
Este necesar:
Existenta mai multor contracte active pentru acelasi salariat.
Inregistrarea concediului medical la nivelul contractului de baza.
Acces la functionalitatile de gestionare a starilor contractuale.
Inregistrarea suspendarii pentru contractele multiple
In cazul salariatilor cu contracte multiple, suspendarea se genereaza automat doar pentru contractul la care este inregistrat concediul medical (de regula functia de baza).
Pentru celelalte contracte (ex.: cumul intern), este necesara inregistrarea manuala a suspendarii.
1. Accesati Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Alte Functii -> Contracte -> Stare.
2. Identificati salariatul si selectati contractul pentru care nu a fost generata automat suspendarea (ex.: contractul de cumul intern).
3. Apasati meniul Suspendare si selectati optiunea de adaugare a unei noi suspendari.
4. Completati campurile necesare:
Temei suspendare - conform legislatiei aplicabile (ex.: concediu pentru incapacitate temporara de munca);
De la Data / Pana la Data - aceeasi perioada cu cea a concediului medical inregistrat pe contractul de baza.
5. Apasati butonul Salveaza pentru inregistrarea suspendarii.
Important
Perioada de suspendare trebuie sa fie identica pe toate contractele salariatului pentru a asigura corectitudinea datelor transmise in REGES Online.
Verificare in raport si transmitere
Dupa inregistrarea suspendarii pentru toate contractele, se recomanda verificarea corectitudinii datelor utilizand raportul dedicat.
1. Accesati Human Resources & Payroll -> Rapoarte Configurabile (HR_REP) -> Gestiune Timp -> Suspendare Contracte pentru Concedii Medicale.
2. Identificati salariatii care au concedii medicale in luna selectata.
3. Verificati ca suspendarea este prezenta pentru fiecare contract al salariatului. In cazul in care exista contracte cu stare Activ, acestea vor fi evidentiate in raport.
4. Asigurati-va ca:
perioadele de suspendare sunt identice pentru toate contractele;
temeiul legal este corect completat.
5. Dupa verificare, realizati transmiterea catre REGES Online.
6. Verificati rezultatul transmiterii in raportul generat de sistem.
Important
In cazul salariatilor cu contracte multiple, suspendarea trebuie operata si transmisa pentru fiecare contract in parte.
Inregistrarea doar pe contractul de baza nu este suficienta si poate conduce la transmiterea incompleta in REGES Online.
Operarea Concediului Medical cu Cod de Indemnizatie 03 si Cod de Urgenta Medico-Chirurgicala 157
In situatia in care se inregistreaza un concediu medical avand codul de indemnizatie 03 si codul de urgenta medico-chirurgicala 157, se va selecta codul de boala 22 - ACCIDENT DE MUNCA URGENTA, in asociere cu codul de urgenta medico-chirurgicala 157 - Urgenta medico-chirurgicala.
Important
Utilizarea acestor coduri se va realiza in conformitate cu regulile de incadrare aplicabile tipului de concediu medical inregistrat.
Etapa 1 - Identificarea Codurilor Aplicabile
Primul pas consta in identificarea concediului medical care prezinta codul de indemnizatie 03 in asociere cu codul de urgenta medico-chirurgicala 157.
Pasi de urmat
1. Verificati ca concediul medical inregistrat are codul de indemnizatie 03.
2. Verificati ca concediul medical inregistrat are codul de urgenta medico-chirurgicala 157 - Urgenta medico-chirurgicala.
3. In cazul in care ambele coduri sunt prezente, selectati codul de boala 22 - ACCIDENT DE MUNCA URGENTA.
Notă
Codul de boala 22 - ACCIDENT DE MUNCA URGENTA se selecteaza exclusiv in asociere cu codul de urgenta medico-chirurgicala 157.
Etapa 2 - Aplicarea Regulilor de Incadrare
Dupa selectarea codurilor corespunzatoare, se procedeaza la aplicarea regulilor de incadrare specifice tipului de concediu medical inregistrat.
Pasi de urmat
1. Identificati tipul de concediu medical inregistrat.
2. Aplicati regulile de incadrare corespunzatoare tipului de concediu medical identificat.
3. Verificati corectitudinea asocierii dintre codul de boala 22 si codul de urgenta medico-chirurgicala 157.
Atenție
Asigurati-va ca respectati regulile de incadrare aplicabile tipului de concediu medical inregistrat, pentru a evita erori in operarea concediului.
CM Unitate Anterior - CM Buget Anterior calculate eronat dupa recalculare
Aceasta procedura descrie situatia in care, pentru un concediu medical cules cu cod indemnizatie 01 - Boala obisnuita, aflat in continuare fata de un concediu medical din luna anterioara (acelasi episod de boala), campurile CM unitate anterior si CM buget anterior nu se actualizeaza corect dupa Recalculare si Calcul de salarii la luna curenta.
Doua tipuri de diferente - doar una se recalculeaza automat la luna curenta
Atunci cand un certificat medical continua pe mai multe luni pe acelasi episod de boala, numarul total de zile cumulat poate depasi pragurile de 7 sau 14 zile, caz in care procentul aplicat episodului se majoreaza (55% / 65% / 75%). La Recalcularea certificatului in continuare, aplicatia determina procentul aferent intregului episod si completeaza automat diferenta rezultata in campurile CM unitate anterior / CM buget anterior, pe baza numarului de zile suportate de unitate, respectiv de buget, deja evidentiate pe certificatul/certificatele din lunile anterioare.
Este esential sa distingem doua situatii care pot genera o diferenta intre suma platita initial si suma corecta:
Diferenta pura de procent - numarul de zile ale episodului a crescut si a fost depasit un prag (7 sau 14 zile), iar numarul de zile suportate de unitate/buget evidentiat pe certificatele anterioare este corect. In acest caz diferenta se calculeaza si se raporteaza automat, integral in luna curenta, fara nicio interventie asupra lunilor anterioare.
Diferenta provenita dintr-o eroare de inregistrare in luna anterioara - numarul de zile suportate de unitate/buget evidentiat pe certificatul anterior nu este corect (de exemplu, a fost bifata Penalizare pe o zi care nu trebuia penalizata, sau au fost inregistrate gresit zilele de concediu). In acest caz, recalcularea certificatului din luna curenta nu poate corecta eroarea, deoarece la luna curenta se considera ca numarul de zile deja evidentiat pe certificatul anterior este corect. Corectia trebuie facuta la sursa, in luna in care a fost realizata eroarea.
Important
Recalcularea unui certificat in continuare la luna curenta actualizeaza doar diferenta de procent. Orice diferenta care presupune si modificarea numarului de zile (penalizare aplicata/neaplicata gresit, repartizare incorecta intre unitate si buget, alte erori de operare a certificatului) necesita interventie in luna in care a fost inregistrata eroarea, printr-o sesiune de diferente.
Cauza frecventa a erorii de inregistrare
O situatie intalnita frecvent este cea in care, pe certificatul initial, a fost aplicata bifa Penalizare pentru o zi care, conform tipului de concediu medical, nu ar fi trebuit penalizata (de exemplu, un concediu medical acordat in regim de spitalizare). Ziua respectiva a fost astfel suportata gresit (penalizata in loc sa fie suportata de unitate/buget), iar aceasta eroare se regaseste in numarul de zile evidentiat pe certificatul din luna anterioara.
Pentru corectie este necesara:
Identificarea certificatului medical din luna curenta care este in continuare (acelasi episod de boala) fata de un certificat din luna anterioara.
Identificarea certificatului medical initial si a zilei/zilelor inregistrate eronat (ex.: zi penalizata gresit).
Acces la deschiderea unei sesiuni de diferente pentru luna in care a fost comisa eroarea.
Verificarea starilor de suspendare si a evenimentelor transmise in REGES Online pentru salariatul respectiv.
Procedura de remediere
Scopul procedurii este ca diferenta de procent sa fie evidentiata in luna in care sunt produse efectele modificarii de procent (luna curenta), iar procentul deja raportat in luna anterioara sa ramana neschimbat - singura corectie facuta in trecut este cea a zilei/zilelor inregistrate eronat.
1. Identificati certificatul din luna curenta (luna in care se produce modificarea de procent) si certificatul initial/anterior, apartinand aceluiasi episod de boala.
2. Deconectati temporar cele doua certificate medicale, pentru ca recalcularea certificatului din luna anterioara sa nu actualizeze automat, in acelasi timp, si certificatul din luna curenta.
Certificatele apartinand aceluiasi episod de boala au aceeasi valoare in campul Episod boala. Acest camp poate avea valori intre 0 si 999, alocate in functie de numarul episoadelor de boala (certificate initiale) inregistrate de-a lungul timpului pentru persoana respectiva - valoarea difera de la caz la caz.
Pentru deconectare, modificati valoarea campului Episod boala al certificatului din luna in care s a produs schimbarea de procent, astfel incat sa fie diferita de valoarea episodului certificatului din luna anterioara (de exemplu, atribuiti un numar de episod neutilizat).
Notă
Notati valoarea initiala a campului Episod boala, pentru a o putea readuce la pasul 6.
3. Selectati luna salariala in care a fost comisa eroarea de inregistrare si deschideti o sesiune de diferente, adaugand in esantion marca salariatului si salvand contextul.
4. Corectati, pe certificatul afectat, ziua/zilele inregistrate eronat (de exemplu, debifati campul Penalizare pe ziua care nu trebuia penalizata) si rulati Recalculare pentru acest certificat.
Important
Pastrati neschimbat procentul de indemnizatie deja raportat in luna respectiva. La acest pas se corecteaza exclusiv ziua/zilele inregistrate gresit, nu procentul aplicat.
5. Efectuati calculul salarial pentru marca respectiva, verificati in raportul Fisa Individuala ca ziua corectata este acum reflectata corect, apoi inchideti sesiunea de diferente (Diferente Salarii, sectiunea Inchideti sesiunea de diferente).
6. Reveniti la luna curenta si reconectati cele doua certificate medicale, readucand campul Episod boala al certificatului din luna curenta la valoarea initiala (identica cu cea a certificatului anterior).
Important
Reconectarea celor doua certificate (aceeasi valoare in campul Episod boala) este obligatorie pentru ca, la recalcularea certificatului din luna curenta, diferenta de procent rezultata din corectarea zilei sa fie preluata si evidentiata in campurile CM unitate anterior / CM buget anterior ale lunii curente.
7. Rulati din nou Recalculare pentru certificatul din luna curenta si apoi calculul salarial pentru marca respectiva.
8. Verificati fluturasul de salariu si campurile CM unitate anterior / CM buget anterior ale certificatului din luna curenta, pentru a confirma ca diferenta a fost preluata corect.
Atenționare
Corectia din pasii 3-5 (sesiunea de diferente pe luna anterioara) are ca scop exclusiv corectarea zilei/zilelor inregistrate eronat, nu recalcularea procentului sau raportarea unei diferente de plata pentru luna respectiva. Procentul raportat in luna anterioara ramane neschimbat, iar diferenta de sume rezultata din modificarea procentului se raporteaza integral in luna curenta, in campurile CM unitate anterior / CM buget anterior.
Imposibilitate Deschidere Luna Salarii
Aceasta sectiune descrie problema imposibilitatii deschiderii lunii in parametrii de salarii si solutia recomandata pentru rezolvarea acesteia.
Important
Inainte de a incerca sa deschideti luna in parametrii de salarii, asigurati-va ca perioada corespunzatoare este deschisa in contabilitate. Omiterea acestui pas este cauza principala a acestei erori.
Nu se poate deschide luna in parametrii de salarii
Cauza posibila: Perioada aferenta lunii pe care incercati sa o deschideti nu este deschisa in contabilitate.
Solutie:
1. Accesati meniul 9.3.1. Declarare ani si perioade fiscale.
2. Pozitionati-va pe anul 2026.
3. In sectiunea Perioade, actionati butonul corespunzator pentru deschiderea lunii dorite.
4. Dupa adaugarea lunii iulie 2026, reluati deschiderea lunii din parametrii de salarii.
Notă
Daca dupa parcurgerea pasilor de mai sus problema persista, verificati ca utilizatorul conectat detine drepturile necesare pentru deschiderea perioadelor fiscale in contabilitate.