Urmarirea Comenzilor de Mentenanta

Scop 

Dupa lansarea in executie, comenzile si ordinele de lucru se urmaresc in functia Logistics -> Managementul Activelor -> Urmarire Comenzi de Mentenanta. Functia permite:

vizualizarea comenzilor de mentenanta si a ordinelor lor, cu starea fiecaruia (Status Flux);
compararea resurselor bugetate cu cele eliberate, raportate si consumate (materiale, servicii, manopera, utilaje, transport, subcontractari);
parcurgerea starilor ordinului prin butoanele de flux: lansare, confirmare executie, receptie, finalizare, inchidere si actiunile inverse;
atasarea de documente;
blocarea/activarea comenzilor si ordinelor;
listarea ordinului de lucru si a rapoartelor asociate.

Prerechizite 

Comenzile si ordinele de lucru sunt generate si lansate in executie in functia Lansarea Comenzilor de Mentenanta.
Rapoartele de listare (Listare Comanda de Lucru, Listare Stoc pe Flux Comanda) sunt configurate in Setari Logistica.

Descrierea ecranului 

In partea superioara se selecteaza perioada (Selectie Perioada). Ecranul contine patru zone:

Comenzi de Lucru de Mentenanta (stanga sus) — lista comenzilor din perioada, cu coloanele Nr. Comanda, Status Flux si Denumire; afisarea poate fi grupata cu bifele Tip Comanda si Comanda. Deasupra listei se afla butoanele de vizualizare, actualizare, filtrare, adaugare si modificare.
Ordine de Lucru (stanga jos) — ordinele comenzii selectate, cu selectorul Buget / Raportari, coloanele Nr. Ordin, Status Flux, Activ, Denumire Activ, meniul Actiuni (butoanele de flux) si butonul de listare.
Resurse - Comanda de Lucru (dreapta sus) — resursele centralizate ale comenzii, cu butoanele Blocare / Activare, tab-urile Materiale / Servicii / Manopera / Utilaje / Transport / Subcontractari si selectoarele de perspectiva (Cantitati / Eliberari / Raportari, respectiv Buget / Consumuri / Raportari / Substituiri).
Resurse - Ordine de Lucru (dreapta jos) — resursele ordinului selectat (antetul indica „Ordin numar / an din Comanda numar”), cu butoanele Explozie, AnulareExplozie, Documente Atasate, aceleasi tab-uri de resurse, selectorul Buget / Raportari / Substituiri si butoanele de adaugare, modificare si stergere pozitii.

Butoanele de flux 

Din meniul Actiuni, pe ordinul sau comanda selectata:

Buton	Functie
Lansare	Lanseaza in executie ordinul/comanda (starea Lansat).
Relansare	Relanseaza un ordin (de ex. dupa redeschidere).
Confirmare Executie	Marcheaza ordinul ca executat (starea Executat); inregistreaza pe notificare data rezolvarii si defectul real constatat.
Receptie	Marcheaza ordinul ca receptionat tehnic de beneficiar (starea Receptionat).
Anulare Receptie	Anuleaza receptia si readuce ordinul in starea anterioara.
Finalizare	Finalizeaza ordinul dupa validarea tuturor raportarilor (starea Finalizat); inregistreaza valorile finale de consum si costul total.
Anulare Finalizare	Anuleaza finalizarea ordinului.
Inchidere	Inchide tehnic si contabil ordinul/comanda (starea Inchis).
Anulare Inchidere	Redeschide un ordin/comanda inchis(a).
Redeschidere	Redeschide ordinul pentru corectii.

Butoanele Explozie si AnulareExplozie sunt functionalitati generale ale ecranului, destinate comenzilor de lucru care au definita o structura de resurse (de tip lista de materiale). In fluxul de mentenanta ele nu se utilizeaza: resursele bugetate sunt preluate de pe lucrarea de mentenanta sau se introduc manual.

Coloanele zonelor de resurse 

Selectoarele de perspectiva comuta afisarea intre Buget (planificat), Eliberari (eliberat de la magazie), Raportari (raportat), Consumuri si Substituiri.

Materiale 

Coloana	Descriere
Articol / Denumire Articol	Codul si denumirea materialului.
UM	Unitatea de masura.
Lansata	Cantitatea lansata initial pe ordin.
Substituita	Cantitatea inlocuita prin substituire.
Buget / Valoare Q. Buget	Cantitatea si valoarea bugetata.
Raportata	Cantitatea raportata prin documentele de raportare.
Consum / Valoare Consum	Cantitatea si valoarea efectiv consumata.
Ramasa	Cantitatea ramasa fata de buget.
% Cost	Procentul de cost consumat fata de buget.
Subst. Aprob.	Indica o substituire aprobata.
Pret / Lista Preturi	Pretul unitar si lista de preturi sursa.
Operatie	Operatia asociata, dupa caz.
Utilizator / Data Act.	Utilizatorul si data ultimei actualizari.

Manopera 

Coloana	Descriere
Tip Res.	Tipul resursei de manopera (executant propriu sau serviciu subcontractat).
Meserie / Denumire Meserie	Meseria executantului.
Denumire Resursa	Denumirea resursei de manopera.
Operatie / Descriere Operatie	Operatia de manopera si descrierea acesteia.
UM Timp	Unitatea de masura a timpului (de regula ORA).
Timp Buget / Timp Raportat / Timp Ramas	Timpul planificat, raportat si ramas.
Valoare Timp Buget / Valoare Raportari	Valoarea manoperei bugetate, respectiv raportate.
Serviciu Subcontractat / Denumire Serviciu / Furnizor	Pentru manopera subcontractata: serviciul, denumirea si furnizorul.
UM Serviciu / Q. Serviciu	Unitatea de masura si cantitatea serviciului subcontractat.

Servicii 

Coloana	Descriere
Serviciu / Denumire Serviciu	Codul si denumirea serviciului.
UM / Q. Lansata / Q. Substituita / Q. Buget / Q. Raportata	Unitatea de masura si cantitatile aferente.
Pret / Valoare Q. Buget / Lista Preturi	Pretul unitar, valoarea bugetata si lista de preturi.
Subctr / Denumire Furnizor / Data Doc.	Pentru servicii subcontractate: furnizorul si data documentului.
Tip Raportare	Modul de raportare a serviciului: CANTITATIVA sau VALORICA.

Utilaje si Transport 

Coloana	Descriere
Resursa / Denumire Resursa	Codul si denumirea categoriei de utilaj, respectiv de transport.
UM / Valoare Q. Buget	Unitatea de masura si valoarea bugetata.
Raportata / Pret / Val. Raportare / Data Raportare	Cantitatea raportata, pretul, valoarea raportata si data raportarii.
Subctr / Furnizor / Denumire Serviciu	Pentru resurse subcontractate: furnizorul si serviciul.
Pret Serviciu / Valoare Serviciu / Lista Preturi Serviciu	Pretul, valoarea si lista de preturi ale serviciului subcontractat.

Subcontractari 

Coloana	Descriere
Serviciu Subcontractat / Denumire Serviciu	Codul si denumirea serviciului subcontractat.
UM Nom. Serviciu	Unitatea de masura din nomenclator a serviciului.
Buget / Q. Consum / Q. Ramasa / Valoare Consum	Cantitatile si valoarea aferente serviciului subcontractat.
Furnizor / Denumire Furnizor	Furnizorul serviciului subcontractat.
Proiect	Proiectul aferent, dupa caz.

Procedura (fluxul lunar de procesare)

Pregatirea executiei (Status Flux: Lansat)

Se listeaza ordinul de lucru cu raportul Fisa de Mentenanta si, dupa caz, comanda de lucru (butonul Raport) sau stocul pe flux (butonul Stoc Comanda).
Se emit bonurile de consum de materiale si se elibereaza materialele de la magazie. Daca pe comanda de lucru este completata Gestiunea de Flux, materialele eliberate se inregistreaza in gestiunea de flux a comenzii; in caz contrar, fluxul functioneaza fara gestiune de flux.
Resursele bugetate pe ordin sunt preluate automat de pe lucrarea de mentenanta (daca exista) sau se introduc manual; optional, se pot importa cu Preluare Resurse din Fisier Excel.

Adaugarea, modificarea si stergerea comenzilor si ordinelor 

Din functia de urmarire se pot adauga, modifica, copia si sterge atat comenzi de lucru, cat si ordine de lucru.

Comenzi de lucru. In zona Comenzi de Lucru de Mentenanta se opereaza cu butoanele Adaug, Modific, Copiez si Sterg:

Se selecteaza comanda de lucru dorita (pentru modificare, copiere sau stergere).
Se apasa butonul corespunzator; la Adaug, Modific si Copiez se deschide fereastra Actualizare Comanda de Lucru, in care se completeaza campurile comenzii.
Se salveaza inregistrarea.

Ordine de lucru. In zona Ordine de Lucru se opereaza cu aceleasi butoane Adaug, Modific, Copiez si Sterg:

Se selecteaza comanda careia i se ataseaza ordinul (respectiv ordinul de modificat / copiat / sters).
Se apasa butonul corespunzator; la Adaug, Modific si Copiez se deschide fereastra Actualizare Ordin de Lucru.
Se salveaza inregistrarea.

La adaugarea unui ordin, aplicatia propune automat: numarul de ordin, data ordinului, starea Activ, faza Deschis si formulele de calculatie costuri (Oferta si Buget) preluate de pe comanda.

Notă

Operatiile de adaugare, modificare, copiere si stergere pe comanda si ordin se realizeaza cand ecranul nu se afla in mod actualizare (nu exista o alta editare in curs).

Atenționare

O comanda sau un ordin nu poate fi sters daca este referit(a) de alte inregistrari (raportari, documente de consum etc.). In acest caz aplicatia afiseaza mesajul „Inregistrarea nu a putut fi stearsa deoarece este referita de alte entitati”.

Actualizarea obiectelor de cost si a calculatiei de costuri 

Pe comanda de lucru selectata, cu butonul Modific, se deschide fereastra Actualizare Comanda de Lucru, in care se pot completa / modifica:

Obiect Cost — obiectul de cost in care se inregistreaza initial costurile comenzii;
Obiect Cost Destinatie — obiectul de cost aferent beneficiarului lucrarii, pe care se muta costurile dupa decontare;
Calculatii Costuri — formulele de calculatie costuri Calculatie Costuri Oferta si Calculatie Costuri Buget;
Raportare Manopera — modul de raportare a manoperei (Salariu sau Buget).

Pe ordinul de lucru selectat, cu butonul Modific, se deschide fereastra Actualizare Ordin de Lucru, in care se pot completa / modifica:

Obiect Cost Destinatie — obiectul de cost aferent lucrarii executate prin comanda curenta;
Liste Costuri — grupul cu cele cinci liste de costuri standard ale ordinului: Materiale, Servicii, Manopera, Utilaje si Transport. Fiecare lista se alege dintre listele de preturi de tip Cost Standard active la data ordinului.

Notă

Formulele de calculatie costuri (Calculatie Costuri Oferta si Calculatie Costuri Buget) se actualizeaza pe comanda de lucru, in fereastra Actualizare Comanda de Lucru. Listele de costuri standard (Materiale, Servicii, Manopera, Utilaje, Transport) se actualizeaza pe ordinul de lucru, in grupul Liste Costuri din fereastra Actualizare Ordin de Lucru.

Atenționare

Formula de calculatie costuri pentru Buget se propune automat din obiectul de cost al comenzii: se preia formula definita pe Purtator, iar in lipsa ei pe Zona (cu conditia ca data de inceput a comenzii sa se incadreze in perioada de valabilitate a formulei). Formula propusa poate fi modificata de utilizator, cu exceptia cazului in care comanda are ordine Finalizate sau Inchise; in acest caz campul Calculatie Costuri Buget nu mai poate fi modificat.

Confirmarea executiei (Status Flux: Executat)

Se realizeaza cu butonul Confirmare Executie. Prin confirmare se inregistreaza:

faptul ca lucrarea a fost executata si este pregatita pentru receptie;
Data Rezolvare, pe notificarea care a generat ordinul (relevant pentru lucrarile de mentenanta corectiva);
defectul real constatat, pe notificarea care a generat ordinul.

Receptia (Status Flux: Receptionat)

Se realizeaza cu butonul Receptie si marcheaza acceptarea tehnica a lucrarii de catre beneficiar. Receptia se poate anula cu Anulare Receptie.

Raportarea consumurilor 

Inregistrarea documentelor de raportare a consumurilor de resurse pe ordinele de lucru se realizeaza in functia dedicata — vezi Raportare Comenzi de Lucru.

Finalizarea (Status Flux: Finalizat)

Se realizeaza cu butonul Finalizare, dupa validarea tuturor documentelor de raportare. Prin finalizare se inregistreaza valorile finale de consum si costul total conform formulei de calculatie costuri. Finalizarea se poate anula cu Anulare Finalizare.

Inchiderea (Status Flux: Inchis)

Se realizeaza cu butonul Inchidere. La inchidere:

se verifica completarea informatiilor Data Rezolvare si defect real constatat;
optional, o lucrare corectiva se poate echivala cu o lucrare din normativ (intrebarea „Echivalati lucrarea neplanificata cu o lucrare din normativ?”);
ordinul se inchide tehnic si contabil.

Inchiderea se poate anula cu Anulare Inchidere.

Starea comenzii in functie de ordine 

Starea comenzii de lucru rezulta din starile ordinelor sale: comanda atinge o stare (Lansata, Executata, Receptionata, Finalizata, Inchisa) cand toate ordinele sale au atins-o. Comanda mai poate fi Blocata; pe o comanda blocata nu se mai inregistreaza raportari.

Filtrarea comenzilor si ordinelor 

Selectia implicita contine comenzile cu activitate in perioada selectata, in fazele {Deschisa, Lansata, Executata, Receptionata, Finalizata}, neblocate. Fereastra de Filtrare permite:

afisarea comenzilor blocate — criteriul Toate in campul Blocata;
afisarea comenzilor inchise — criteriul Toate in campul Faza;
filtrarea dupa Nr. Comanda.

Notă

Daca utilizatorul curent are codul de acces legat de un cod de lansator, la intrarea in functie se afiseaza numai comenzile asociate cu codul de lansator al utilizatorului.

Rezultat 

Comenzile si ordinele de lucru sunt urmarite pe intreg ciclul de viata, de la lansare pana la inchidere, cu evidenta comparativa a resurselor bugetate, eliberate, raportate si consumate. La finalizare, rapoartele Situatia de Lucrari si Centralizatorul de Lucrari contin valorile finale.

Erori posibile 

Mesaj	Cauza / Rezolvare
Data de Inceput este mai mare decat Data de Sfarsit	Perioada comenzii este inversata. Se corecteaza datele.
Comanda de Lucru (numarul comenzii de lucru) nu poate fi schimbat (editat).	Numarul comenzii nu se poate modifica dupa creare.
Exista deja o comanda cu numarul de comanda {0}, aceasta fiind de tipul {1}	Numarul de comanda este deja utilizat pentru un alt tip de comanda.
Inregistrarea nu a putut fi stearsa deoarece este referita de alte entitati	Comanda/ordinul este utilizat(a) in alte documente si nu se poate sterge.
Articolul curent cu codul {0} nu poate fi editat/sters deoarece reprezinta o substituire deja aprobata	Pozitia este o substituire aprobata si nu se mai poate modifica sau sterge.
Articolul curent cu codul {0} nu poate fi sters/editat deoarece are substituiri	Pozitia are substituiri asociate; se opereaza intai asupra substituirilor.
In aceste conditii (de lipsa pret in Lista), campul Pret de pe resursa Materiala este obligatoriu de completat.	Materialul nu are pret in lista de preturi; se completeaza manual pretul.
Calea catre raport nu este definita! Configurati raportul in Setari Logistica!	Raportul de listare nu este configurat in Setari Logistica.

Vezi și

Buton	Functie
Filtrare	Deschide fereastra de selectie a comenzilor/ordinelor, cu criterii de filtrare (perioada, faza, blocare, numar comanda etc.).
Blocare / Activare	Blocheaza comanda (pe o comanda blocata nu se mai pot inregistra raportari), respectiv o reactiveaza.
Blocare Ordin / Activare Ordin	Blocheaza, respectiv reactiveaza un ordin de lucru.
Explozie	Genereaza automat necesarul de resurse bugetate pe ordinul selectat, pe baza structurii definite pentru lucrare. Nu se utilizeaza in fluxul de mentenanta (vezi nota de mai jos).
AnulareExplozie	Sterge pozitiile de resurse generate prin explozie pe ordinul selectat. Nu se utilizeaza in fluxul de mentenanta (vezi nota de mai jos).
Documente Atasate	Deschide fereastra documentelor atasate ordinului, pentru atasare si vizualizare.
Preluare Resurse din Fisier Excel	Importa pozitiile de resurse bugetate dintr-un fisier Excel.
Raport	Listeaza raportul comenzii de lucru (Listare Comanda de Lucru).
Stoc Comanda	Listeaza stocul pe fluxul comenzii (Listare Stoc pe Flux Comanda).